BFC-GOP-Procédure de transformation de la structure des opérations immobilières-v1.0 16/11/2009. Référence Date de la dernière mise à jour Version 1.

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Procédure de transformation de la structure des opérations immobilières existantes Référence Date de la dernière mise à jour Version 1.1 Objet BFC-GOP-Procédure de transformation de la structure des opérations
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Procédure de transformation de la structure des opérations immobilières existantes Référence Date de la dernière mise à jour Version 1.1 Objet BFC-GOP-Procédure de transformation de la structure des opérations immobilières-v1.0 16/11/2009 Description de la procédure de transformation de la structure des opérations immobilières Table de mise à jour du document Version Date Objet de la mise à jour /07/09 Création du document /11/09 Mise à jour du document 16/11/2009 Page : 2/12 SOMMAIRE 1 OBJECTIF 4 2 MODE OPERATOIRE Liste des structures OTP correspondant à des operations immobilieres Modification de la structure OTP Modification du statut utilisateur des EOTP des anciennes branches 10 16/11/2009 Page : 3/12 1 OBJECTIF Il s agit de transformer les structures OTP existantes, des Opérations d Investissements Programmées (OIP) correspondant à des Opérations Immobilières (OI), pour qu elles respectent la structure souhaitée à partir de Le principe retenu est le suivant : - la structure OTP existante est conservée, les numéros de l OTP et de la définition de projet restent identiques. - une nouvelle branche est créée à partir du niveau 2 de la structure OTP en utilisant le modèle standard défini pour les opérations immobilières, nommé 1-OIP6 (opérations immobilières programmées (1000 à 1999)). - sur les EOTP des anciennes branches, le statut utilisateur Z002 doit être appliqué afin d interdire la création de nouvelles commandes (ou postes de commandes) tout en autorisant l enregistrement des services faits et des factures sur les commandes existantes. - les nouveaux flux de dépenses seront imputés sur les éléments d OTP de la nouvelle branche. La reprise s effectue de manière manuelle et individuelle, structure OTP par structure OTP. Elle ne concerne que les structures OTP de type OIP (1000 à 1999) et correspondant à des opérations immobilières (domaine fonctionnel de la définition de projet = A3IMMOOP). Nouvelle structure pour les opérations immobilières : 16/11/2009 Page : 4/12 Cette structure permet d analyser les dépenses en fonction de l origine des fonds (subvention d état et ressources propres). Au sein des ressources propres, le détail des EOTP permet aussi un suivi par contrat. L arborescence des recettes permet de suivre celles-ci par partenaire. Un des partenaires étant le CNRS. 16/11/2009 Page : 5/12 2 MODE OPERATOIRE 2.1 LISTE DES STRUCTURES OTP CORRESPONDANT A DES OPERATIONS IMMOBILIERES La transaction «Synthèse : définitions de projets» dont le chemin d accès est «Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse structure OTP» permet de réaliser cette extraction. Les paramètres de lancement sont : - projet : de 1000 à 1999 (tranche des OIP) Si on souhaite travailler par délégation, il est en plus possible d utiliser la fonction «Sélections définies par l utilisateur». Le choix «Unités d org. Définition / Domaine d activité» permet de limiter la sélection à une ou plusieurs délégations. 16/11/2009 Page : 6/12 Le résultat de la sélection liste les projets dont le domaine fonctionnel est «A3IMMOOP». Les fonctions de tri et/ou de filtre permettent d affiner la liste. Celle-ci peut aussi être exportée vers excel. 2.2 MODIFICATION DE LA STRUCTURE OTP Le but de cette phase est d ajouter à la structure existante une nouvelle branche correspondant à la nouvelle structure des opérations immobilières : Accès : Comptabilité analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP Transaction : CJ20N Project Builder 16/11/2009 Page : 7/12 Pour intégrer la nouvelle branche il faut : - se positionner sur l élément d OTP de plus haut niveau (1003 dans l exemple) - faire un clic avec le bouton droit de la souris sur le code de l EOTP. - choisir l option «Intégrer / Eléments d OTP. 16/11/2009 Page : 8/12 Dans la fenêtre : - choisir l onglet «OTP standard» - dans la cellule «Dessous» indiquer le code de la structure standard des Opérations Immobilières «1-OIP6» - valider. Valider le message d information concernant le statut de l OTP standard. La nouvelle branche apparaît dans la structure de l OTP. 16/11/2009 Page : 9/12 Il est maintenant possible de gérer les différentes informations des éléments d OTP. Attention : Tous les EOTP de la nouvelle branche sont au statut «Lancé». Ils sont donc prêts à recevoir les imputations de dépenses et de recettes. Chaque projet doit contenir un libellé qui peut atteindre 40 caractères et doit comporter les informations suivantes : a) la ville où a lieu l opération, b) le nom de l opération en sigle si possible, c) la nature de l opération sur 5 caractères : - Const : pour construction - Réhab : pour réhabilitation - Exten : pour extension Cette harmonisation de libellés concerne l'éotp en-tête et les autres éotp. Vous devez modifier la codification des éotp recette en ajoutant un «R» sur la codification proposée par défaut par BFC. Exemple, l éotp «recette» créé par défaut sous le numéro doit être recodifié R. Une fois les différents EOTP modifiés il est possible de sauvegarder ou de passer directement à l étape suivante qui correspond à la modification du statut utilisateur des EOTP des anciennes branches. 2.3 MODIFICATION DU STATUT UTILISATEUR DES EOTP DES ANCIENNES BRANCHES Le but de cette phase est de «clore» l ancienne branche en appliquant aux éléments d OTP des anciennes branches le statut utilisateur Z002 qui interdit l imputation de nouvelles demandes d achat (ou postes de DA), commandes (ou poste de commandes). Les factures relatives aux commandes en cours pourront toujours s imputer sur l ancien EOTP. Accès : Comptabilité analytique / Gestion env. analytique / Gestion des OTP Transaction : CJ20N Project Builder 16/11/2009 Page : 10/12 Pour cela, il est nécessaire, pour chaque élément d OTP concerné de : - se positionner dessus dans la hiérarchie - cliquer sur l icône dans la grande fenêtre. 16/11/2009 Page : 11/12 Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquer sur l option «Z002 Cdes interdites, valider (touche ENTREE) puis revenir (bouton RETOUR). De retour à l écran de gestion, vous pouvez constater le changement de statut utilisateur. Rappel : Cette opération doit être faite pour tous les EOTP des anciennes branches. Une fois terminé, il faut sauvegarder la structure. 16/11/2009 Page : 12/12
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