CHAPITRE 4 ESTIMER SES COÛTS PAR PRODUCTION

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1 CHAPITRE 4 ESTIMER SES COÛTS PAR PRODUCTION Feuilles de travail et feuilles de temps Le fait de porter une attention particulière à vos dépenses de temps et d'énergie lorsque vous travaillez vous permet
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1 CHAPITRE 4 ESTIMER SES COÛTS PAR PRODUCTION Feuilles de travail et feuilles de temps Le fait de porter une attention particulière à vos dépenses de temps et d'énergie lorsque vous travaillez vous permet d'être en mesure de savoir combien vous gagnez (ou perdez) relativement à chaque production. Idéalement, le coût final et les ressources dont vous avez besoin devraient plus ou moins correspondre à votre devis initial. Cependant, chaque production est unique et peut engager des dépenses imprévues en plus de faire appel à vos compétences. En consignant tous les coûts et ressources de chaque tâche, vous vous assurez que : tous les coûts facturables sont transmis au client pour fins de paiement. vous êtes en mesure de déterminer vos coûts futurs. Cela vous permet d améliorer vos habiletés d'estimation et de réclamer un taux qui correspond convenablement à la valeur de votre ouvrage. Sans connaître vos coûts, vous risquez de : charger un tarif excessif et établir un prix au-dessus du prix du marché, ou; charger insuffisamment et avoir à absorber des coûts inutilement. Les dépenses facturables comprennent les films, le développement, le matériel et les fournitures, la location des studios, la recherche, les frais de déplacement et le cachet (voir plus bas). FEUILLE DE TRAVAIL POUR SUIVRE LES DÉPENSES FACTURABLES Voici une liste des renseignements et catégories de dépenses nécessaires afin de permettre au photographe d établir clairement les coûts encourus, propres à chaque projet et de faire suivre ces frais au client : Date Nom du client Nom du projet Frais de coordination du projet Frais de pré-production Frais de recherche de location Frais en extérieur, permis et emplacement Frais de location de studio Frais de recherche de modèles Frais de modèles Frais de vêtements Frais d'accessoires Frais de stylistes, maquilleurs, coiffeurs, décorateurs, menuisiers, etc. Honoraires du photographe Honoraires de l assistant au photographe Frais de films : développement / numérisation / retouches Location d'équipement spécialisé : lumières, lentilles, génératrice, etc. Frais de production/ frais de location (repas sur le site, services de messagerie) Frais de déplacement : voiture, avion, camion, taxi Hôtels et repas, pourboires, taxes d aéroport, etc. Assurance spéciale Frais d annulation pour cause de météo 2 Devis Ce sont les devis concis qui distinguent les professionnels des amateurs. Estimer avec précision est une habileté ou une science qui doit être correctement intégrée dans toute bonne entreprise de photographie/illustration. Si votre estimation est trop élevée, vous risquez de perdre le contrat. Si votre estimation est trop basse, vous risquez de perdre de l'argent. Afin de soumettre des estimations précises, assurez-vous de respecter ces trois éléments : 1. SACHEZ CE QUE VOUS VOULEZ FAIRE Ceci devrait faire partie intégrante de votre stratégie générale d'activité professionnelle. Un photographe/illustrateur qui veut réussir s'efforce d'acquérir une réputation dans un domaine particulier. En concentrant ses efforts dans une niche particulière, il peut rapidement identifier les productions professionnelles qu'il veut accepter et ainsi rejeter celles qui ne l'intéressent pas. Le fait de concentrer ses énergies dans un domaine précis vous avantagera de deux façons lorsque viendra le temps de faire des estimations : En éliminant les projets qui ne cadrent pas dans votre champs d activités, vous ne perdrez pas votre temps à préparer des soumissions pour toute sorte de projets variés. Mieux vaut léguer les demandes qui vous ne vous intéressent pas à vos collègues qui se spécialisent dans ces domaines. En vous permettant de développer votre expertise dans le domaine de l'estimation, les estimations deviendront de plus en plus faciles à réaliser. Vous aurez appris à bien jauger les coûts de production ce qui vous permettra donc de préparer des estimations claires et précises. L'utilisation d'un des différents modèles d estimation qui sont souvent intégrés aux logiciels informatiques peut également vous simplifier la tâche. Vous pourrez acquérir de l'expérience afin d'éviter les pièges potentiels et ainsi simplifier chaque étape. Sans objectifs artistiques et financiers, il vous sera difficile de développer une expertise dans votre domaine professionnel ou dans le domaine d opération de votre entreprise. L'expression «touche-à-tout» illustre bien les difficultés qui peuvent se présenter ici. (Voir chapitre 1 pour des conseils portant sur les façons de développer votre propre direction stratégique.) 2. CONNAÎTRE VOS COÛTS RÉELS Cette information est tirée de vos dossiers financiers. Faire une évaluation précise exige de connaître précisément vos coûts. C'est pour cette raison qu'il est important de garder vos livres comptables à jour et de conserver vos feuilles de temps quotidiennes. Notez que chaque estimation devrait comprendre : les dépenses propres à un projet (votre temps, matériel, déplacement, etc.) appelés coût de production ainsi que le coût global d'opération de l'entreprise (salaires, loyer, assurance, etc.) appelé coût fixe Plus vous savez combien vous dépensez à opérer votre entreprise, mieux vous pourrez préparer une estimation précise pour une production. Les feuilles de travail et de temps vous indiqueront également comment vous utilisez votre temps et pourront vous aider à voir de quelle façon vous pourrez améliorer votre efficacité face à certaines tâches. 3 Dans le marché d'aujourd'hui, la capacité de préparer des estimations rapidement peut être aussi importante, sinon plus, que l exactitude de votre estimation. De plus, si vous prenez trop de temps pour soumettre une estimation, aussi précise soit-elle, il sera trop tard. N oubliez pas que le temps que vous prenez pour préparer l estimation n'est pas un coût qui pourra être facturer au client. En ayant tout l'information nécessaire au bout des doigts vous pourrez faire des estimations justes, et conséquemment, vous aurez plus de temps à consacrer à votre œuvre créative. Au fur et à mesure que vous prendrez de l'expérience en estimation, vous pourrez modifier et affiner les coûts les plus importants à considérer. 3. CONNAÎTRE LE CLIENT ET LE PROJET Il y a des projets qui sont agréables et d'autres qui le sont moins. C'est souvent le client qui fait la différence. Un client difficile peut faire en sorte qu'un projet profitable fasse perdre de l'argent. Comment? En exigeant maintes révisions ou reprises et en exigeant que le travail «soit fait hier» ou en prenant des mois pour acquitter la somme due. Il est crucial de connaître tous les détails d'un projet avant de donner une estimation. Rare sont les clients qui auront toute l'information dont vous avez besoin avant le début du projet. Il incombe souvent au photographe/illustrateur de poser les bonnes questions afin de comprendre les demandes des clients. Par conséquent, les estimations risquent d'être soit trop élevées et vous ne gagnerez pas le projet, soit trop basses et vous gagnerez peut-être le projet mais vous perdrez de l'argent. Lorsque vous éprouvez de l'incertitude face à un aspect du projet, servez-vous de votre jugement et ajoutez à votre estimation tous les frais additionnels que vous prévoyez. Mettez par écrit les détails tels que le nombre de révisions et le temps de studio estimé. Ceci vous évitera d'avoir à accomplir des tâches dont le client n'avait jamais discuté et dont il n'a pas été question dans le devis. CE QU IL FAUT DEMANDER AVANT DE PRÉPARER UN DEVIS Un client potentiel s'attend à ce que le photographe/illustrateur professionnel lui propose un prix à l'improviste pour quelques images. Ne le faites pas. Vous devez avoir de l'information fondamentale avant de pouvoir commencer les négociations. Si un client insiste pour obtenir un montant à l'instant, offrez toujours de lui faire parvenir une estimation écrite ou verbale après avoir obtenu plus de renseignements. Laissez-lui savoir que cette information vous est nécessaire pour préparer un prix équitable pour les deux parties. Il est important que vous vous donniez du temps pour penser au projet afin de vous permettre de tenir compte des complications potentielles et d'effectuer une économie d'échelle. Les questions suivantes couvrent cinq aspects importants pour toute production nouvelle. Servez-vous de ces aspects comme lignes directrices étant donné que vous n'obtiendrez probablement pas de réponse toute faite à vos questions. Rappelez-vous de garder des notes explicites sur les réponses du client. La note écrite est souvent plus fiable que la mémoire et assure un registre important si vous avez à négocier un contrat difficile avec un client. Le travail Quel est l'objectif du client/résultat voulu? Quelle personne / endroit / chose va être illustrée? Quelle est la mise en scène - studio, hors studio? Quelle sont les besoins en personnes-ressources : stylistes, maquilleurs, coiffeurs, décorateurs, etc. Comment l'image va-t-elle être exploitée? Nombre et type de média : imprimé, diffusion, forme électronique Ampleur du tirage Durée Territoire / circulation / marché L'image / la photographie / l'œuvre Quelle documentation/documents de recherche existent? Quelles images ont déjà été utilisées? Résultats de cet ouvrage? Quels paramètres/lignes directrices/restrictions existent? Confirmez l'utilisation d'une combinaison de couleurs d'entreprise et les dimensions des images. Quel médium est requis pour la livraison? Quel format est demandé - imprimé, œuvre originale, fichier électronique? Autres intervenants/compétition Quels autres professionnels ont été contactés pour le projet? Qui fera la sélection et sur quels critères? Qui assure les services auxiliaires - autres œuvres, mise en page, film, imprimerie? Comment le travail est-il organisé? Comment le projet est-il organisé et à qui appartient la responsabilité globale? Échéanciers et événements marquants pour le projet, pour les images? Quel est le budget - pour le projet, pour les images? Quels sont les étapes de la production? Qui est en tête du projet/contact individuel? Qui a l autorité /pouvoir d'approbation et à quelles étapes? Le client Quelle est l'entreprise? Quel type de marché, quelle portion de ce marché l'entreprise détient-elle? Quel genre de produits/services le client offre-t-il? Quel genre de clients l'entreprise dessert-elle? Quel est la situation financière courante? Quel est le budget de publicité/de marketing/de promotion? Note : Vous aurez également besoin d'une adresse postale et d'information pour la facturation, les modalités de paiement et le nom des contacts. Si vous savez que votre client est particulièrement exigeant mais que vous voulez quand même accepter le contrat, songez à incorporer un «facteur de frustration» dans votre estimation. C'est une charge que vous ajoutez à votre estimation sachant que le client va sans doute exiger quelque chose d'inattendu. Le but est de couvrir ces frais supplémentaires non spécifiés. Le simple fait de savoir que vous avez ajouté ce montant supplémentaire peut aider à réduire vos frustrations lorsque le client vous affronte en cours de projet avec une petite surprise. 4 5 Tarification Les photographes et illustrateurs se doivent d'être payés en tant que professionnels. Vous devez charger bien plus que vos dépenses quotidiennes ou ce dont vous avez besoin pour survivre. Dans leurs tarifs, les professionnels incluent les frais de formation, de remplacement d'équipement, d'assurance et autres dépenses telles que des dépenses administratives, pour le personnel de soutien et frais indirects. Ceci permet aux professionnels de continuer à créer des images de qualité. Malheureusement, il existe des clients qui croient que la photographie et l'illustration sont des domaines de base où l'offre surpasse la demande. Dans de telles situations, vous devez être en mesure de négocier un prix juste pour les services professionnels que vous offrez. Vous pouvez obtenir cette confiance en vos compétences en discutant de votre expertise et de vos connaissances avec vos clients. Tenter de faire concurrence en se basant uniquement sur le prix n'est pas professionnel. Rappelez-vous qu'il y a des amateurs qui sont prêts à faire le même travail pour un prix moindre. En établissant votre tarif à un niveau que vous trouvez juste et justifiable, vous courez moins la chance de sous-évaluer votre travail. Un méthode efficace d'établir les prix est de baser votre tarif total sur les éléments suivants : Frais fixe et frais de production Couvre les matériaux et autres ressources y compris vos coûts indirects; Services créatifs Comprend vos services professionnels en plus de l'expertise que vous apportez à un projet; et Frais d'utilisation Basés sur la façon dont le client exploitera votre ouvrage. Vos frais fixes et frais de production sont clairs et comprennent aussi les frais applicables à un projet précis. Voir le chapitre 1 pour des détails sur comment calculer et suivre ces coûts. Vos services créatifs comprennent deux éléments : vos services professionnels et, lorsque requis, le service des autres (tel que talent, adjoints, etc.). l'expertise supplémentaire que vous apportez. Par exemple, un client peut se fier à votre jugement pour analyser et planifier le projet en entier avant de commencer la photographie/illustration, ou de s'assurer que le projet soit en avance sur les prévisions. Vous pouvez légitimement ajouter à la facture les frais de préproduction et frais de gestion de projet. Les frais d'utilisation sont négociables. Quelques clients croient que pouvoir utiliser une photographie à répétition est plus rentable qu'une photographie qu'ils n'exploiteront qu'à une seule reprise. D'autres croient qu'une photographie créée pour leur exploitation exclusive vaut plus qu'une photographie générique qui peut être utilisée par n'importe qui. 6 LOGICIELS DE TARIFICATION Il existe maintenant des logiciels qui peuvent vous aider à préparer des estimations rapidement. Un des logiciels les plus populaires, fotoquote, a été conçu par Cradoc Bradshaw, un photographe professionnel américain. Le logiciel fotoquote est conçu pour calculer le coût suggéré lors de la vente d'archives photographiques pour des marchés spécifiques et pour une variété d'utilisations telles que des dépliants publicitaires ou les licences d'images sur des sites web et autres formats électroniques. Les détails apparaissent à l'écran et peuvent être imprimés en tant qu'estimation personnalisée sur du papier à entête ou papier de télécopieur. Le logiciel, disponible sur CD-Rom pour Windows ou Macintosh, est régulièrement mis à jour à partir de prix américains courants pour plus de 140 catégories. Le logiciel fotoquote comprend également une variété de scénarios dans le but d'aider les utilisateurs à négocier de meilleures modalités avec leurs clients ou clients potentiels. Selon Bradshaw : «Il y a un consensus parmi les professionnels qui œuvrent dans le marché d'aujourd'hui : un photographe qui utilise des techniques de négociation faibles perd de l'argent». Pour plus d'informations au sujet de Fotoquote, visitez le site web suivant METTEZ SUR PAPIER Finalement, en ce qui concerne les estimations et la tarification, en cas de doute, mettez vos données sur papier. Sans un registre écrit de vos coûts et estimations, vous n'avez pas de preuve tangible qui justifie le travail déjà accompli et combien le client devrait vous payer. Lorsqu'un ouvrage est en cours, il se pourrait qu'un client vous demande une autre illustration ou une toile de fond différente pour une photographie en croyant que cette demande ne requiert que très peu d'efforts de votre part. Si le contrat original était pour quatre images, une image supplémentaire pourrait augmenter le prix de 25 %! Fournir des estimations écrites et des factures détaillées vous permet de connaître les frais supplémentaires de façon concrète et professionnelle qui, du point de vue négociation, peuvent vous avantager lorsque vous et vos clients discutez de tarifs et de frais. Gestion des comptes L'information financière que vous auriez intérêt à considérer quotidiennement : INFORMATION SUR LE REVENU Date du dépôt Nom du client Numéro de l'assignation / nom/ numéro de facture Montants payés dans les catégories suivantes Honoraires professionnels Dépenses 7 Taxe provinciale (si applicable) Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée Montant total payé incluant les paiements par anticipation Montant total dû Somme due INFORMATION SUR LES DÉPENSES Date de paiement Chèque / numéro de transaction Coût total Montant payé comptant / chèque / autre Paiement par anticipation pour dépenses encourues Catégories de dépenses (devraient comprendre les sous-catégories pour toutes les taxes applicables). Avant de préparer les dossiers essentiels pour vos registres commerciaux, consultez un professionnel dans le domaine des finances. Généralement, afin d'assurer une gestion efficace de leur entreprise, les photographes et les illustrateurs ont le plus souvent recours aux catégories suivantes : Factures à payer Factures à payer relativement aux dépenses d'entreprise telles que fournitures artistiques, frais de bureau, équipement, loyer. Factures payés Consignation de toutes les factures payées relativement aux dépenses. Devrait inclure les détails se rattachant aux modalités de paiement - comptant, chèque, carte de crédit. Comptes à recevoir Sommes que vous doivent vos clients pour l'ouvrage facturé. Comptes payés Argent reçu des clients. Devrait comprendre un relevé de paiement (tel que copie du chèque ou reçu de dépôt) ainsi qu'une copie de votre facture. Inventaire de fournitures / équipement Liste de tout matériel et actifs utilisés dans votre entreprise. Grâce à une mise à jour régulière, vous arriverez à mieux gérer vos besoins administratifs, vos activités d'acquisition et vos déductions d'amortissement. Fournisseurs et clients Registre à jour de vos fournisseurs et clients préférés quant aux services/matériel et personnes qui utilisent vos œuvres. Comprend le nom des personnes ressources et numéros de téléphone, adresses, numéros de comptes pertinents, etc. Ententes et contrats Registre du travail que vous avez entrepris, incluant votre contrat signé par le client indiquant les coûts, les droits d utilisation et autres clauses comme les ententes de payements ainsi que les bons de commande du client et les bons de livraison Décharge de responsabilité Formule d'autorisation qui protège les individus et les biens qui apparaissent dans les images que vous créez. Imposition L'IMPÔT SUR LE REVENU Les taxes font partie des affaires. Au Canada, l'impôt sur le revenu est prélevé sur le revenu personnel et sur les profits des entreprises. Les entreprises doivent présenter leurs profits et leurs dépenses et ensuite calculer l'impôt dû d'après la différence. L'impôt sur le revenu tiré d'une entreprise est complexe et en constante évolution. Dans les pages qui suivent, vous retrouverez les faits saillants des questions portant sur l'impôt sur le revenu qui concernent les photographes/illustrateurs professionnels qui opèrent leur propre entreprise. Pour les derniers renseignements sur les taxes, renseignez vous auprès de l'agence des douanes et du revenu du Canada (anciennement Revenu Canada), à des services professionnels et à CAPIC. Revenu Le revenu d'une entreprise comprend le total de l'argent que gagne cette dernière en offrant des services et/ou en dirige
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