L informatique et la formation en direction des élus

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L informatique et la formation en direction des élus ICE version 2.30 Edité le 30 juillet 2011 Référence Client : Votre Contact : INOVA3 Sarl au capital de 9200 Euros Siret
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L informatique et la formation en direction des élus ICE version 2.30 Edité le 30 juillet 2011 Référence Client : Votre Contact : INOVA3 Sarl au capital de 9200 Euros Siret NAF 722Z Tel : / Fax : TABLE DES MATIERES PRESENTATION DES PRODUITS INOVA 3 3 PRESENTATION DU SITE INTERNET ICE 4 INSTALLATIONS ET MISE A JOUR 5 Assistance technique PREMIER CONNEXION 6 Le compte Administrateur LES COMPTES SALARIES 7 Les Commandes en attentes de validation 8 L ADMINISTRATION DU SITE 9 Modifier l apparence du site Modifier le Bandeau Gestion des activités 10 Les onglets : Tarifs, Stock, Nouveauté 11 Gestion des groupes 12 Ajouter un cadre Mise en forme l'éditeur TinyMCE 14 à 24 Créer une Nouvelle Page 25 Ajouter des Sondages 26 Ajouter un Album Photo Ajouter un Formulaire de Contact 27 Ajouter les 'nouveautés du site' Envoi de mail 28 Configuration générale Nouvelles connexions 29 Petites Annonces Ajouter des Documents LE FORUM 30 LE COMPTE UTILISATEUR SALARIE 32 AVANT PROPOS Toute l équipe d INOVA3 vous félicite pour l achat de ce produit, et vous remercie de votre confiance. Nous espérons qu il vous apportera une entière satisfaction. INOVA3 est une société spécialisée sur l informatique en direction des comites d entreprise et la formation en direction des élus. Notre savoir-faire et nos compétences sont reconnus par de très nombreux comités. L évolution de notre entreprise témoigne du sérieux et de la motivation des personnes qui la composent. Sa qualité est directement proportionnelle à celle de ses collaborateurs. Tous nos produits ont été réalisés avec des comités d entreprise et des partenaires proches. Ils sont en constante évolution. Nos concepteurs sont à votre écoute pour en améliorer la simplicité et la convivialité. Les évolutions sont en fonction de vos demandes. Chacun de vos souhaits, permettant d améliorer l utilisation, est enregistré et pris en compte par nos techniciens. Pour continuer dans la logique du sérieux qui nous caractérise, chaque fonction est réfléchie, analysée, développée et testée avec le plus grand soin. Le site internet ICE, proposé par INOVA3 a été développé dans le but d apporter une solution { toutes les attentes et besoins des CE. La rectification et ajout de données qui se fait en temps réel de manière simple, rapide et efficace permet aux élus de mettre en ligne diverses informations accessibles aux salariés pour optimiser la communication. Vous pourrez donc gérer votre site Internet sans aucune connaissance informatique particulière. Ce document ne prétend pas être une aide exhaustive, néanmoins c est un document très simplifié pour appréhender l utilisation quotidienne de votre site internet ICE.. L équipe INOVA 3 PRESENTATION DES PRODUITS INOVA 3 La Société INOVA3 propose une gamme de logiciels et de services pour les comités d'entreprises. Pour toutes informations, contactez-nous au INOVA3 est un prestataire de formations enregistré auprès du Préfet de Région Languedoc Roussillon sous le numéro d agrément Les Logiciels de Gestion ONIS CE : Gestion de l ensemble des activités sociales et culturelles, documents, mailing, comptabilités, statistiques, gestion des utilisateurs, des salariés de la société Options supplémentaires : AVE (aide vacances épargne) et Location immobilières. INTERNET CE : Permet d améliorer de façon optimale la communication entre le comité d entreprise et les salariés de la société. Vous pouvez gérer le site Internet du comité sans aucune connaissance préalable. La rectification ou l ajout de nouvelles données se fait en temps réel de manière simple, rapide et facile. Les Formations Informatique : Pour connaître la gestion et l organisation des documents informatiques. Découvrir les logiciels Word, Excel, Internet Explorer Les Formation en direction des élus : - Le fonctionnement et mission du C.E - La mise en place et la gestion des activités sociales et culturelles - Le rôle du secrétaire - Le rôle du trésorier - Gérer les budgets du C.E. - Les formations DIF et CIF - La délégation unique - Le délégué du personnel - La formation professionnelle - L épargne salariale - La Formation CHSCT - Réussir les élections du CE et des délégués du personnel - La Communication L Assistance Juridique Dans une logique de services toujours plus performante et afin d'apporter une solution adaptée à toutes les attentes et besoins des élus des Comités d'entreprise, nous avons décidé de mettre en place une assistance juridique personnalisée. Cela vous permettra de prendre directement contact auprès d'avocats spécialisés dans le domaine du droit du travail. Nous vous proposons un forfait annuel qui vous permettra de solliciter leur aide à hauteur de 15 heures de communication téléphonique avec une réponse à vos questions avec un apport de document illimité transmis par courriel, télécopie ou courrier. PRESENTATION DU SITE INTERNET ICE ICE est composé de plusieurs pages Internet, accessibles directement par la barre de menu ou par un lien direct sur la page en cours. Une page ICE est composée d un bandeau situé en haut de la page Internet. Un menu de navigation (accueil ; activités ; documents ; forum ; petites annonces). Un cadre est un bloc de texte ou d image définissant le contenu d une page. L apparence générale du site est définie par le style des cadres, les couleurs, la police du menu et de la présentation des activités. Le site Internet est accessible via les menus Accueil, et activités. La page d accueil est accessible par tous les internautes sans besoin d identification. Le menu activité et ses sous menus présentent les différentes activités du CE et ne sont accessibles que par les utilisateurs ayant un accès (login et mot de passe). La gestion de documents est accessible via le menu document. Il permet d accéder aux différents documents mis en ligne par le CE. Le forum est accessible via le menu forum. Il permet d accéder aux différents thèmes disponibles. L utilisateur devra s identifier indifféremment du site Internet. L administrateur peut autoriser ou interdire l accès au forum pour un utilisateur donné. L administration du site est accessible via le menu administrateur. L administrateur a le pouvoir le plus étendu sur toute la gestion d ICE. En tant qu administrateur du site, vous pouvez : - Modifier l apparence générale d ICE, bandeau, style, cadre, etc Gérer le contenu du site Internet et l affichage des activités, - Gérer les différents groupes d utilisateurs, - Organiser et définir l accès aux documents en ligne, - Gérer la rubrique petites annonces - Gérer le forum et ses thèmes de discussions, réglementer les accès, - Gérer les différentes demandes des salariés, comme la commande d activités ou la modification des informations de leur compte etc.... Internet CE est composé de 4 options : - Le site Internet vous permettra de présenter vos activités aux salariés. Véritable outil de communication, ICE permet d être en relation permanente avec les salariés et de communiquer sur n importe quel sujet. Ce site est directement modifiable en ligne par l administrateur sans aucune connaissance préalable en Informatique. - Les documents Informatiques (fichiers Word, Excel, ) sont accessibles de manière sécurisées entre membres du CE et/ou salariés. L administrateur peut créer des groupes d utilisateurs ayant des droits spécifiques d accès sur chaque répertoire de documents. - Un forum de discussion : Le forum est composé d un modérateur permettant { l administrateur de contrôler que chaque message posté par les utilisateurs soit conforme à la charte du CE. - Option de commande : ICE peut être en relation avec votre logiciel de gestion Onis CE en version Internet : Cette particularité vous permettra un gain de temps considérable. Chaque salarié pourra, s il le désire, effectuer les changements d informations de son compte comme par exemple : changement d Etat Civil, Adresse Naissances, etc.... mais aussi commander ou réserver une activité, répondre { un questionnaire, participer { un sondage, etc.... Ces modifications ne seront prises en compte qu une fois la validation faîte par l administration d ICE. INSTALLATION ET MISE A JOUR ICE ne nécessite aucune installation sur votre ordinateur, il est accessible { partir de n importe quel endroit géographiquement éloigné si son utilisateur possède : - Un ordinateur muni d une liaison Internet. - L adresse Internet (Exemple : un login (Nom d utilisateur) et un mot de passe. La mise en place d ICE est effectuée entièrement par la société Inova3, sans aucune intervention de votre part. Au moment de cette installation, Inova3 peut vous demander certaines informations comme : - La liste des salariés sous Excel, suivant un format prédéfini - Le nom de domaine de votre choix (Exemple : etc. - La quantité approximative de documents que vous souhaitez mettre en ligne. La plupart des mises { jour d ICE sont effectuées par la société INOVA3, sans aucune intervention du comité d entreprise. ASSISTANCE TECHNIQUE Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n'hésitez pas à contacter le service maintenance au (numéro non surtaxé) de 9h à 12h et de 14h à 16h30. PREMIERE CONNEXION La première page de votre site est consultable depuis votre navigateur internet en tapant le nom de domaine de votre CE dans la barre d adresse, exemple : Le navigateur affiche alors la page d accueil de votre site avec un bandeau animé (personnalisable) et le cadre suivant «ouvrir une session» : SI ce cadre ne s affiche pas cliquer sur le bouton connexion situé sous le bandeau à droite. Le Compte Administrateur Pour vous connecter au site rentrer l identifiant : admin et le mot de passe : admin et valider. Vous êtes maintenant connecté, cliquez sur «mon compte» en haut à gauche, la page «administration du site internet ce» s ouvre : Nous vous conseillons de changer les paramètres de connexion du compte administrateur. Cliquer sur le bouton «modifier le compte». Vous pouvez aussi gérer les comptes salariés, les commandes et les changements d état civil demandés par les salariés. LES COMPTES SALARIES Cliquez sur «compte salarié», «ajoutez un salarié», renseignez les champs correspondants du salarié, et cliquez sur «envoyer les modifications» Répétez cette action pour chaque employé. Vous obtenez un tableau comportant tous les employés enregistrés. Vous pouvez gérer les accès au site, générer des mots de passes, modifier l adresse mail du salarié et son accès au forum. Pour ouvrir une fiche état civil d un salarié, cliquer sur le nom du salarié. Vous pourrez alors modifier les informations. Pour les valider, n oubliez pas de cliquer sur le bouton en bas de la page «envoyer les modifications». Les Commandes en attentes de validation Les salariés peuvent se connecter au site pour consulter les pages mais aussi pour commander des activités. Une alerte s affiche qui vous indique, { l aide d un chiffre, le nombre de commandes en attentes. Vous pouvez les valider ou les refuser. En cas de refus vous pouvez rajouter une observation car un mail sera envoyé au salarié. Listes des commandes en attentes classées par salarié : Listes des demandes de changement d état civil en attentes classées par salarié : Un mail automatique est envoyé au salarié pour l avertir. L ADMINISTRATION DU SITE Les pages d informations du site sont entièrement modifiables. En haut de la page d accueil se trouve «administration du site», placez la souris dessus : L administration du site permet de personnaliser l apparence de la page d accueil grâce { des styles et des couleurs différents. Modifier l apparence du site Une fenêtre s ouvre, en haut on trouve : «couleur de fond du site» Choisissez une couleur en cliquant dans le rectangle et choisissez transparent ou non autour des cadres. En dessous, sélectionnez une apparence parmi les 30 styles différents. Par la suite vous retrouverez cette même page pour la création de cadres, pages, sondages et albums photos. Modifier le Bandeau Chaque page internet est composée d un bandeau commun à toutes les pages et de l apparence générale du site. Le bandeau est représenté par le cadre du haut de chaque page, il est modifiable. La dimension du bandeau est 900 px en largeur et 200 px (ou moins) en hauteur. Dans «administration du site», cliquez sur «modifier le bandeau» Sélectionnez un bandeau ou une image dans la liste proposée ou appuyez sur «parcourir» pour en chercher un sur votre disque dur, cliquez sur V en vert pour valider votre choix. Gestion des activités Le menu activité est accessible par les utilisateurs (salariés connus de la société). Vous devez donc vous identifier avant d y accéder. ICE vous permet de présenter vos activités au travers du site internet, vous pouvez créer autant d activité que vous souhaitez. Pour des raisons de clarté, le menu «activité» ne présentera que les cinq premières activités créées. Dans «administration du site», cliquez sur «gestions des activités». En haut à gauche vous pouvez sélectionner le type d activité que vous souhaitez créer, exemple : «activité en ligne» Cliquez sur «ajouter une activité» Une page s ouvre : Renseignez le titre, si vous souhaitez, vous pouvez insérer une vignette { partir de l icône «parcourir» en haut à droite. Saisir un résumé bref de l activité. A l aide des outils Word, faites une description détaillée de votre activité. Renseignez ceux-ci jusqu aux dates de début et fin de l affichage, validez Vous pouvez indiquer les tarifs de l activité : Les onglets : Tarifs, Stock, Nouveauté Vous pouvez indiquer les stocks : L onglet «nouveauté» est en lien avec la fonction «Ajouter les 'nouveautés du site» : Gestion des groupes Un groupe est une liste d utilisateurs, sélectionnés parmi les salariés. Un groupe est identifié par un nom. Un utilisateur ou salarié peut appartenir à plusieurs groupes. L utilité d un groupe d utilisateurs est de permettre aux salariés de consulter les documents que le CE met en ligne. Dans «administration du site», cliquez sur «gestions des groupes». Donnez un nom à un nouveau groupe puis validez. Cliquez sur le groupe que vous venez de créer et ajouter les salariés que vous souhaitez voir apparaître dans se groupe, pour faciliter vos recherches, utilisez le filtre en haut du tableau des employés. Vous pouvez supprimer ce groupe grâce à la corbeille placée à coté du nom du groupe. Vous pouvez à tous moment modifier le groupe et renommer ce groupe { l aide la flèche. Ajouter un cadre Afin de faciliter la mise en forme de texte, un éditeur de texte est intégré. Celui-ci permet { l utilisateur du CMS de mettre en forme ses données en ligne sans connaissance HTML et des feuilles de styles. Les cadres vous permettent de créer du contenu dans une page. Par exemple une nouvelle activité en première page du site ou de présenter un nouvel événement que tout le monde pourra voir dès l ouverture du site. Chaque page Internet est composée de cadres positionnés précisément sur la page. Dans «administration du site», cliquez sur «ajouter un cadre» : En bas { gauche de la page d accueil apparaît un cadre dans lequel il y à 3 icônes :* un bloc note avec un crayon : modifier le contenu du cadre, un «engrenage bleu» : modifier le style du cadre, et une croix blanche : supprimer le cadre. cliquez sur celui qui est le plus à gauche, (le bloc note avec le crayon). Voici la page qui apparaît : En annexe vous trouverez une documentation plus complète sur l éditeur TynMce Donnez un titre { ce cadre, mentionnez ensuite les informations sur se cadre { l aide des outils Word. 2. Rédiger votre texte, insérer des images, tableau, liens 3. En dessous des informations, dans la zone grise se trouvent, la vitesse de défilement du texte et son sens de défilement. 4. L onglet nouveauté vous permet d indiquer que le titre du cadre sera inclus dans le cadre nouveauté (à insérer sur la page d accueil). 5. Valider pour actualiser la page. Votre cadre apparaît maintenant complété. (Vous pouvez créer plusieurs cadres sur une même page). Dans votre cadre, cliquez sur l icône centrale (l engrenage bleu), pour la modification de style. Vous pouvez modifier les dimensions des cadres { l aide de la poignée située en bas { droite de celui-ci. Pour cela, placez vous sur la poignée (symbolisée par une flèche en diagonale quand votre curseur est positionnée dessus), cliquez sans relâcher le bouton déplacez votre souris, vous verrez votre cadre s allonger ou s élargir selon où vous la dirigerez. Vous pouvez aussi déplacer votre cadre en cliquant sans relâcher n importe où dans le cadre. Mise en forme l'éditeur TinyMCE Les parties suivantes du guide concerne aussi bien le contenu «Page» que le contenu «Cadre». Nous aborderons quelques notions de mise en page ainsi que leur mise en pratique avec l'éditeur TinyMCE. Pour les besoins de l'opération nous allons prendre un texte plus long, le Lorem Ipsum. Vous pouvez bien évidemment tester les différents aspects de TinyMCE avec le texte de votre choix. Voici le texte tel qu'il apparaît dans notre nouvelle page : Nous allons lui donner une présentation digne de votre site Web. Les paragraphes Nous allons préparer notre texte en 4 paragraphes distincts. Pour se faire placer le curseur de la souris à l'endroit où vous désirez faire votre paragraphe puis appuyer sur la touche «entrée» de votre clavier. Notre texte va prendre cette apparence : Maintenant, sélectionner le premier paragraphe ou placer simplement votre curseur de souris n'importe où à l'intérieur de ce paragraphe. Depuis la liste déroulante «Format», sélectionné, si ce n'est déjà fait, «Paragraphe». Justifions notre paragraphe, la justification du texte permet de l'aligner à droite et à gauche de manière à ce que chaque ligne ait la même longueur. Toujours le texte sur-ligné, cliquer sur l'icône de justification : Votre texte est à présent convenable. Note : les trois icône précédentes et de droite à gauche alignent le texte à droite, au centre ou à gauche de la page. Créer des titres, des sous-titres... Entrer le titre, puis dans la liste déroulante «Format», sélectionner la mise en forme «Titre» de votre choix (Titre 1 à 6). Attention, le titre 2 donne le même résultat que le titre placé en tête d'article ou de page. Exemple de l'aspect de vos titres dans la partie publique : Gras, Italique, souligné et barré Gras Sélectionner le mot, la ligne ou le paragraphe à mettre en valeur puis cliquer sur cette icône, la sélection passera en caractères gras. Un nouveau clic remettra votre sélection en caractères normaux. Italique Sélectionner le mot, la ligne ou le paragraphe à mettre en valeur puis cliquer sur cette icône, la sélection passera en caractères inclinés. Un nouveau clic remettra votre sélection en caractères normaux. Souligné Sélectionner le mot, la ligne ou le paragraphe à mettre en valeur puis cliquer sur cette icône, la sélection sera soulignée. Un nouveau clic désactivera le soulignement. Barré Sélectionner le mot, la ligne ou le paragraphe à mettre en valeur puis cliquer sur cette icône, la sélection sera barrée. Un nouveau clic désactivera l'action. Ces quatre actions peuvent se cumuler, ainsi il est possible d'obtenir un texte en italique gras, souligné et barré. Les puces et numérotation Puces Sélectionner plusieurs lignes ou paragraphes et cliquer sur cette icône, pour obtenir automatiquement une liste à puces. Pour désactiver la liste et revenir à vos paragraphes d'origine, répéter l'opération. Numérotation Sélectionner plusieurs lignes ou paragraphes et
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