L INTÉGRATION DE LA CHAÎNE LOGISTIQUE DANS LE SECTEUR QUÉBÉCOIS DES SOINS DE SANTÉ

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Groupe de recherche CHAÎNE École des Hautes Études Commerciales de Montréal L INTÉGRATION DE LA CHAÎNE LOGISTIQUE DANS LE SECTEUR QUÉBÉCOIS DES SOINS DE SANTÉ DIAGNOSTIC ET AVENUES DE SOLUTIONS Rapport présenté à la société Source médicale Septembre 1998 Sylvain Landry, Ph.D., CFPIM Martin Beaulieu, M.Sc. Yanick Boulay Hugo Rivard-Royer avec la collaboration de : Mélanie Blais Chantale Ste-Marie et Sandra Vidonne AVANT-PROPOS Il est inutile de refaire une longue dissertation sur le contexte de compressions budgétaires qui affecte le secteur des soins de santé au Québec. Depuis 1995, ce secteur est engagé dans un processus de transformation qui ne touche pas uniquement l offre de services directs à la population. Il touche également les activités administratives et de soutien, dont la gestion des approvisionnements. D autres pays sont également aux prises avec un défi similaire et regardent du côté des pratiques d approvisionnement pour dégager des bénéfices substantiels. Les solutions avancées convergent vers une plus grande intégration de la chaîne d approvisionnement du secteur des soins de santé ou ce que les Américains appellent l Efficient Healthcare Consumer Response (EHCR). D autres secteurs d activités s emploient également à intégrer leur chaîne d approvisionnement, un phénomène qu on traduit par des appellations comme ECR (Efficient Consumer Response) pour le secteur de l alimentation ou le Quick Response pour le secteur du commerce de détail. Dans un contexte où l on recherche des réponses, il est tentant de reproduire les solutions développées dans d autres pays ou dans d autres secteurs d activités. Le secteur québécois de la santé possède, toutefois, des particularités qui restreignent la capacité d appliquer intégralement des solutions développées dans d autres milieux. En ce sens, il devient important de poser un diagnostic des enjeux associés aux processus de gestion des produits médicaux dans le secteur québécois de la santé avant de proposer des avenues originales adaptées à ce contexte. C est le mandat que le Groupe de recherche CHAINE (du Service de l enseignement de la gestion des opérations et de la production de l École des Hautes Études Commerciales) et la société Source médicale se sont donné. Ce partenariat a permis la mise sur pied d une équipe de recherche qui, depuis plusieurs mois, étudie la gestion des processus d approvisionnement et de distribution du matériel médical. Le lecteur pourra retrouver des renseignements sur la composition de l équipe de recherche en consultant l encadré. La réalisation de ce document est rendue possible grâce à la participation de nombreux intervenants 1. Le temps et les renseignements qu ils ont bien voulu nous fournir nous ont permis d explorer de nombreuses pistes et d approfondir plusieurs enjeux. La liste de ces intervenants est présentée à la page suivante. 1 Note aux lecteurs : Par soucis d économie d espace et pour alléger la lecture, le texte n emploie que le genre masculin. École des HEC, 1998 ii Établissements de santé Centre Hospitalier Sainte-Justine Complexe Hospitalier de la Sagamie Centre Hospitalier de l Université de Montréal (CHUM) Centre Hospitalier de l Université de Montréal (CHUM) Approvisionnement Montréal Centre Universitaire de Santé McGill Centre Hospitalier de Soins de Longue Durée St-Michel Pavillon Royal Victoria (Centre Universitaire de Santé McGill) Centre Hospitalier Régional de Rimouski Centre Hospitalier Régional de l Outaouais (CHRO) Hôpital de Montréal Pour Enfants Cité de la Santé de Laval Centre Hospitalier Affilié Universitaire de Québec Centre Hospitalier Sainte-Justine Centre Hospitalier Angrignon Centre Hospitalier Universitaire de Québec Institut Universitaire de Gériatrie de Montréal CRAG (Centre régional des achats en groupe) Noms André Bergeron Jacques Bergeron Dorice Bouchard Jocelyn Boucher Pierre Brouillard René Carignan François Deslandes Carole Duhamel Chantal Garon Pierre Lacasse Claude Lachance Rose-Ann Levert Marc Métivier Robert Moysan Gaston Paquette Gilles Saint-Laurent Claude Tanguay Benoît Villeneuve Distributeur Source médicale Nom Richard Philippe ÉQUIPE DE RECHERCHE L équipe de recherche sur la gestion de la chaîne d approvisionnement dans le secteur québécois de la santé est un sous-groupe du Groupe de recherche CHAINE. Elle est composée d un noyau central : Sylvain Landry : Ph.D., CFPIM et professeur au Service de l enseignement de la gestion des opérations et de la production (GOP), agit comme directeur de l équipe, Martin Beaulieu (M.Sc.), Yanick Boulay (candidat à la M.Sc. en GOP) et Hugo Rivard-Royer (candidat à la M.Sc. en GOP) sont les principaux assistants. Autour de ce noyau gravitent divers collaborateurs : Mélanie Blais (étudiante au BAA), Chantale Ste-Marie (candidate à la M.Sc. en GOP) et Sandra Vidonne (candidate à la M.Sc. en GOP) complètent l équipe. École des HEC, 1998 iii TABLE DES MATIÈRES Avant-propos Table des matières Liste des figures et des tableaux Liste des définitions ii iv vi vii Introduction 1 Section I - Service des approvisionnements et axes de changement Profil des répondants Profil des répondants Profil des services répondants Le contexte Interaction avec l établissement de santé Interaction avec l environnement politique Stratégies d amélioration Simplification des processus Intégration de responsabilités 15 Section II Réapprovisionnement continu dans le secteur québécois de la santé Définitions Impacts de la distribution juste-à-temps Impacts de la distribution juste-à-temps dans deux centres hospitaliers québécois Impacts de la distribution juste-à-temps sur le niveau des stocks Impacts de la distribution juste-à-temps sur les processus Synthèse des bénéfices et des limites du JAT et du STOCKLESS 26 Section III - Rôle des distributeurs de produits médicaux La dynamique du secteur Le rôle des distributeurs 34 École des HEC, 1998 iv 3.3 Développement de partenariats Définition de partenariat Distributeurs uniques : Quelques réticences 36 Section IV - Répartition des rôles à l intérieur de la chaîne logistique Le rôle du service des approvisionnements Rôle des corporations d achats Bénéfices de la structure des corporations d achats Coûts de la structure des corporations d achats Propositions de nouvelles structures d achats au Québec Découpage potentiel des responsabilités entre les distributeurs de produits médicaux et les services des approvisionnements Responsabilités potentielles des distributeurs de produits médicaux Responsabilités potentielles du service des approvisionnements Rôle du secteur public et du secteur privé EDI comme outil d intégration Bénéfices Limites Préalables L intégration de la chaîne logistique 45 Synthèse et Conclusion 48 Références 53 Annexes 54 École des HEC, 1998 v LISTE DES FIGURES ET DES TABLEAUX Figures Figure - Gestion de la chaîne logistique dans le secteur québécois de la santé. 4 Figure L environnement du service des approvisionnements. 10 Figure Évolution de la consommation et des stocks pour un produit en JAT au centre H2 (gant vinyle moyen) du au Figure Évolution de la consommation et des stocks pour un produit JAT au centre H2 (nécessaire à pansements) du au Figure Forces concurrentielles dans le secteur de la distribution des produits médicaux. 33 Figure Les axes d intervention du service des approvisionnements. 43 Figure Processus séquentiel d amélioration de la distribution des produits médicaux. 47 Figure - Matrice de Covey. 48 Tableaux Tableau Caractéristiques des approches conventionnelles, de juste-à-temps et de stockless. 19 Tableau Résultats des expériences américaines. 20 Tableau Taux de rotation des produits JAT et non JAT au centre H1. 24 Tableau Taux de rotation des produits JAT et non JAT au centre H2. 24 Tableau synthèse - Zones potentielles d intervention des distributeurs de produits médicaux dans la chaîne logistiques. 52 École des HEC, 1998 vi LISTE DES DÉFINITIONS Chaîne logistique. 1 Efficient Healthcare Consumer Response. 2 Système, processus et activités. 14 Réapprovisionnement continu. 17 Juste-à-temps dans le secteur de la santé. 18 Stockless. 18 Partenariat. 35 École des HEC, 1998 vii INTRODUCTION LE CONTEXTE GÉNÉRAL Il faut chercher à repenser nos services en se privant de ressources. Nous concentrerons donc nos efforts sur la modernisation de l ensemble de l infrastructure administrative et de support du réseau. Ces mots exprimés par le Ministre de la santé et des services sociaux du Québec (MSSS, avril 1997) précisent les prochains objectifs du processus de transformation du réseau québécois de la santé. Au cours des dernières années, ce secteur a connu deux vagues de transformation : 1 Réorganisation de l offre de service aux patients : fermetures, fusions et changements de vocations d établissements ainsi que le virage ambulatoire. 2 Réduction de l effectif par un programme de retraites anticipées. Le MSSS envisage maintenant une troisième vague de transformation : la modernisation de l infrastructure administrative et de soutien du réseau pour absorber la majorité des réductions d effectifs. Le MSSS souligne que des économies majeures restent à découvrir pour les activités administratives. La présente étude a été réalisée par le Groupe de recherche CHAÎNE de l École des Hautes Études Commerciales (HEC) grâce au soutien logistique et financier de la société Source médicale (auparavant MDS Ingram & Bell). En se concentrant sur les processus d approvisionnement et de distribution des produits médicaux dans le réseau de la santé, cette étude présente l état de la situation en ce qui concerne les enjeux de l intégration, au Québec, de la chaîne d approvisionnement (ou chaîne logistique) 1 de produits médicaux. Pour obtenir un portrait juste de cette situation, nous avons questionné divers acteurs impliqués dans les processus de gestion des produits médicaux. Ainsi, dans de nombreuses sections de ce rapport, le lecteur retrouvera des synthèses des opinions exprimées lors de ces entrevues. Définition Chaîne logistique Réseau d organisations qui, d amont en aval, sont engagées dans les activités et les processus créateurs de valeur qui prennent la forme de produits et de services livrés au consommateur final (traduction libre). CHRISTOPHER, M. Logistics and Supply Chain Management, Irwin, Cette attention portée à la recherche de meilleures pratiques de distribution des produits médicaux n est pas récente. Diverses études canadiennes et américaines font ressortir les coûts associés à l ensemble du processus de gestion des produits médicaux (voir encadré) : 1 Prenez note que nous utiliserons les expressions chaîne d approvisionnement et chaîne logistique de façon interchangeable. École des HEC, COÛTS DE GESTION DU MATÉRIEL DANS LE SECTEUR DE LA SANTÉ Une étude américaine indique que le coût total d acquisition et de distribution des différents produits et services médicaux peut représenter de 30% à 40% des coûts annuels d un centre hospitalier. COLLETTI, J.J. «Health Care Reform and Hospital Supply Chain», Hospital Materiel Management Quarterly, vol. 15, n 3, 1994, p D autres études, se basant sur des données de 1978, indiquent que la portion du budget d un centre hospitalier qui est dévolue à la gestion du matériel est de 46%. Ce pourcentage inclut les coûts de gestion du matériel aux unités de soins, les coûts d achat des différents produits (équipements, aliments, médicaments, produits médicaux, etc.) et les coûts de gestion associés à l achat de ces produits. CHOW, G.; HEAVER, T.D. «Logistics in the Canadian Health Care Industry», Canadian Logistics Journal, vol. 1, n 1, 1994, p Au niveau de la chaîne d approvisionnement (manufacturiers, distributeurs, établissements de santé), 41% des coûts des activités de distribution physique, des activités de transport, des activités de gestion des commandes et des activités de gestion des stocks sont encourus par l établissement de santé alors que les manufacturiers et les distributeurs encourent respectivement 33% et 26% des coûts associés à ces quatre activités. CSC Consulting Group. EHCR, Efficient Healthcare Consumer Response, Improving the Efficiency of the Healthcare Supply Chain, 1996, 118 p. Aux États-Unis, des décideurs de différents secteurs reliés au domaine de la santé (fabricants, distributeurs, praticiens, chercheurs universitaires) ont formé un forum en vue d étudier le potentiel d intégration de la chaîne d approvisionnement du secteur de la santé qu il nomme l EHCR, Efficient Healthcare Consumer Response. Ce forum a publié une étude qui conclut que 48 % des coûts associés aux processus de gestion de la chaîne logistique dans le secteur américain de la santé peuvent être économisés par l adoption de meilleures pratiques (CSC Consulting Group, 1996). Ce 48 % d économies se traduirait par une réduction de coûts de 11 milliards de dollars pour tous les intervenants de la chaîne logistique (manufacturiers, distributeurs et établissements de santé). Toujours selon l étude, ces économies se matérialiseront par le recours à trois stratégies d intégration de la chaîne : 1. La circulation efficiente des produits; 2. La gestion efficiente des commandes; 3. La mise en commun efficiente de l information. Définition Efficient Healthcare Consumer Response Coordination de l ensemble des actions de tous les partenaires de la chaîne d approvisionnement pour éliminer toutes activités qui n ajoutent aucune valeur au produit. Notre démarche de recherche s inspire en grande partie de deux de ces trois stratégies, soit : la circulation efficiente des produits et la mise en commun efficiente de l information. À cet effet, la littérature indique que le flux des produits et le flux d information sont les pierres d assise de toute démarche d intégration de la chaîne logistique. Nous avons construit nos outils de collecte de données en ciblant les renseignements portant sur ces deux grands flux. École des HEC, LES OBJECTIFS DE L ÉTUDE De plus en plus d intervenants dans le secteur de la santé envisagent l intégration de la chaîne d approvisionnement comme une des solutions pour réduire les coûts dans ce secteur. Cependant, le secteur québécois de la santé possède des particularités qui empêchent de reproduire intégralement des solutions développées dans d autres milieux. Parmi ces particularités, l on peut citer les volets suivants :! Divers paliers administratifs (établissements de soins de santé, régies régionales et ministère de la Santé) peuvent émettre des directives concernant la gestion des produits médicaux.! La politique d achats cible le plus bas prix unitaire avec pour conséquence le fractionnement des gammes de produits entraînant la multiplication du nombre de fournisseurs.! Le travail des employés du secteur de la santé est régi par des conventions collectives définissant de manière détaillée leurs tâches et leur accordant une grande sécurité d emploi. Il devient essentiel de comprendre en quoi ces particularités limitent l implantation de certaines pratiques et, par la même occasion, d identifier des avenues originales de solutions adaptées au secteur québécois. Ainsi, la présente étude poursuit quatre objectifs qui correspondent chacun à une section précise de ce rapport. 1. Identifier les axes de changements privilégiés par les décideurs des services des approvisionnements des établissements hospitaliers du Québec (section 1). 2. Identifier les impacts financiers, processuels et informationnels du réapprovisionnement continu (le réapprovisionnement continu est l une manifestation concrète de l intégration de la chaîne d approvisionnement) (section 2). 3. Identifier les nouveaux rôles que pourraient jouer les distributeurs de produits médicaux pour améliorer le service à la clientèle sans accroître les coûts (section 3). 4. Départager les rôles du secteur public et du secteur privé dans le processus de gestion des produits médicaux (section 4). La figure présentée à la page suivante permet de visualiser l interaction entre les quatre objectifs de cette étude. L agencement des sections est conçu de telle sorte qu il permet, à partir de la section 1, de remonter la chaîne logistique : des préoccupations du service des approvisionnements (section 1) jusqu au partage des rôles entre les partenaires de la chaîne (section 4) en passant par les stratégies de réapprovisionnement continu (section 2) et le rôle des distributeurs (section 3). École des HEC, Gestion de la chaîne logistique dans le secteur québécois de la santé Corporation d achats (section 4) Flux des matières Distributeur de produits médicaux Réapprovisionnement continu Flux d information Flux financiers Établissement de santé Utilisateur final: médecin infirmier patient (sections 3 et 4) (section 2) (sections 1 et 4) École des HEC, MÉTHODOLOGIE L équipe de recherche a retenu une méthodologie en quatre points : COMPRENDRE ce qui s est fait ailleurs, OBSERVER ce qui se fait au Québec, QUESTIONNER les décideurs d ici et ANALYSER les informations recueillies en vue de dégager les enjeux du secteur québécois et d explorer des avenues de solutions. COMPRENDRE Revue de littérature: Plus d une centaine d articles, de livres, de rapports de recherche (principalement américains) du secteur de la santé depuis les sept dernières années ont été retenus (le lecteur retrouvera en bibliographie les ouvrages importants utilisés dans ce rapport) : Firmes de consultation, autres regroupements et distributeurs de produits médicaux : Arthur Andersen (rapport Stockless Materials Management, How It Fits Into the Healthcare Cost Puzzle), CSC Consulting (rapport Efficient Healthcare Consumer Response, Improving the Efficiency of the Healthcare Supply Chain), Baxter Healthcare Corporation, HIDA : Education Foundation, American Society for Healthcare Materials Management, Owens & Minor, Allegiance, etc. Revues spécialisées : Health Industry Today, Hospital Materiel Management Quarterly, Journal of Healthcare Materiel Management Practices, Healthcare Purchasing News, Canadian Logistics Journal. Références sur l intégration de la chaîne d approvisionnement (autres secteurs) : Sloan Management Review, Harvard Business Review, Association de formation professionnelle en gestion des ressources (APICS), Council of Logistics Management, Kurt Salmon (Rapport ECR), André Martin (DRP/ECR). Une trentaine de sites Internet ont été visités : Baxter, Allegiance, universités et firmes de consultants. OBSERVER Collecte des données Étude de deux cas d implantation d un programme juste-à-temps, d un même distributeur, dans deux centres hospitaliers. L étude de cas permet la triangulation des données en comparant une même information à différentes sources : observations directes, entrevues, consultation de documents. QUESTIONNER Rencontre des intervenants-clés Entrevues semi-structurées et en profondeur avec 15 intervenants clés dans le domaine de la gestion des approvisionnements : 10 responsables du service des approvisionnements de centres hospitaliers, 3 directeurs financiers et 2 directeurs de corporations d achats. Le guide d entrevues comportait 20 questions. Les questions exigeaient des réponses ouvertes ce qui a l avantage de ne pas circonscrire la pensée du répondant. Les répondants prenaient connaissance des questions seulement au moment de l entrevue. Ces dernières ont eu une durée moyenne de 90 à 120 minutes. Session d échange électronique d idées réunissant dix responsables des approvisionnements
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