LES RAPPELS CLIENTS. Version 3.0 Janvier Les rappels clients 1

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LES RAPPELS CLIENTS Version 3.0 Janvier 2003 Les rappels clients 1 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 3 LE PARAMETRAGE... 4 ETAPE 1 : DEFINIR UNE CATEGORIE DE RAPPEL... 4 Description de l écran...4 ETAPE
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LES RAPPELS CLIENTS Version 3.0 Janvier 2003 Les rappels clients 1 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 3 LE PARAMETRAGE... 4 ETAPE 1 : DEFINIR UNE CATEGORIE DE RAPPEL... 4 Description de l écran...4 ETAPE 2 : ATTRIBUER UNE CATEGORIE DE RAPPEL AU CLIENT... 6 ETAPE 3 : ATTRIBUER UNE LANGUE AU CLIENT... 7 ETAPE 4 : CONFIGURER LES OPTIONS DES RAPPELS... 8 Influence sur le calcul des intérêts... 9 ETAPE 5 : CREER DES MODELES DE LETTRES DE RAPPELS Descriptif de l écran :...12 Ajout d une lettre de rappel LA GENERATION DES RAPPELS ONGLET SELECTION ONGLET LISTE DES RAPPELS Descriptif de l écran...21 ONGLET OPTIONS ENVOI DES RAPPELS PAR ASPECTS TECHNIQUES PRÉREQUIS EN PRATIQUE Configurer l envoi RÉSOLUTION DES PROBLÈMES D IMPRESSION DES RAPPELS RÉSOLUTION DES PROBLÈMES CONCERNANT LES INTÉRÊTS SUR LES RAPPELS30 Les rappels clients 2 INTRODUCTION Comme tout logiciel de comptabilité digne de ce nom, le logiciel BOB Software offre la possibilité de calculer, de générer et d envoyer des lettres de rappels aux clients depuis trop longtemps débiteurs. Cette fonctionnalité, prévue pour s adapter à tous les cas possibles, propose donc un grand choix de paramètres de configuration. Parmi ceux-ci, nous trouvons la possibilité : de générer automatiquement le rappel dans la langue du client ; de gérer des intérêts de retard (calculables en fonction du nombre de rappels déjà envoyés) ; de gérer des amendes forfaitaires de retard ; de calculer le montant du rappel sur base de la facture ou du solde restant à payer par le client. Vous trouverez dans les pages suivantes les explications exhaustives concernant le paramétrage, la génération, l impression et l envoi des rappels. Vous trouverez également, en fin de manuel deux schémas de résolution des problèmes respectivement liés à l impression des rappels et au calcul des intérêts de retard. Les rappels clients 3 LE PARAMETRAGE ETAPE 1 : DEFINIR UNE CATEGORIE DE RAPPEL Avant de composer la ou les différentes lettres de rappels proprement dites, il est nécessaire de créer une ou plusieurs catégories de rappels. A chacune des catégories créées correspondra un modèle de lettre. On pourra ainsi avoir une catégorie de rappel tenant compte des intérêts de retard et une seconde n en tenant pas compte. A chaque client sera ensuite associé une catégorie de rappel dans son signalétique. Description de l écran Cette première opération s effectue par le biais du menu Fichier Tables Catégories de rappels. En appuyant sur l icône d ajout apparaît un écran permettant de nommer et de définir une catégorie. Ficher Tables Catégories de rappels Le logiciel vous demande de saisir le code de la nouvelle catégorie de rappels ainsi qu un libellé qui donnera une courte description de la catégorie. Gestion des intérêts de retard : Autorise la gestion des intérêts et des amendes pour cette catégorie de rappel. Activer cette option vous donne accès (dégrise) l encart consacré au calcul automatique des intérêts de retard. Calcul des intérêts : Choisissez le niveau (c-à-d le nombre de rappels déjà envoyés) à partir duquel des intérêts de retard seront automatiquement ajouté au montant dû par le client. Définissez ensuite le taux d intérêts applicable et spécifiez si ce pourcentage s applique annuellement ou mensuellement. Dans le cas où le taux mentionné serait mensuel, signalez si tout mois entamé est dû (ie, les intérêts sur le mois sont dus, même si ce dernier n est pas complet ou terminé) ou si les intérêts ne sont dus que par mois entiers. Les rappels clients 4 Sachez enfin que le logiciel permet d ajouter, au montant des intérêts calculés, une amende forfaitaire. Cette dernière ne peut cependant être gérée seule : elle accompagne obligatoirement des intérêts de retard. Elle peut se composer d un montant fixe, par vous défini, ou d un pourcentage du principal, c-àd un %age du montant en retard de paiement (montant initial du compte client dans l écriture de vente). Après avoir défini les caractéristiques de la catégorie créée, pressez l icône d enregistrement ou tapez Alt+M. Le code et le libellé de la catégorie apparaîtront alors dans le grid de l écran. Si vous cochez la case de la colonne Déf, vous donnerez à la catégorie en vis-à-vis le statut de catégorie de rappel par défaut. Autrement dit, si vous n associez pas de catégorie à un ou plusieurs de vos clients (opération décrite plus loin), le programme leur attribuera automatiquement la catégorie définie par défaut. Les rappels clients 5 ETAPE 2 : ATTRIBUER UNE CATEGORIE DE RAPPEL AU CLIENT Cette seconde opération s effectue dans le signalétique-même des clients. Rendez-vous donc dans l onglet Divers des fiches clients. Deux options s offrent à vous : - soit vous n attribuez manuellement aucune catégorie de rappel au client, auquel cas le logiciel lui affecte automatiquement la catégorie définie par défaut au niveau du menu Fichier Tables Catégories de rappel ; - soit vous attribuez manuellement au client une des catégories de rappel que vous avez créée. La liste des catégories apparaît dans une liste déroulante sous le champ Catégorie. Date du dernier rappel et Niveau du dernier rappel sont des champs qui sont mis automatiquement à jour par le logiciel après chaque génération de rappel et ce, pour autant que vous l ayez accepté. Les rappels clients 6 ETAPE 3 : ATTRIBUER UNE LANGUE AU CLIENT Si votre clientèle n est pas uniforme en ce qui concerne la langue employée, vous devrez créer plusieurs modèles de lettres de rappels dans différentes langues. Associer une langue particulière à un client permettra au logiciel de choisir le bon modèle de lettre lorsqu un rappel pour ce client devra être généré. Les langues se définissent au niveau du menu Fichier Tables Langues. Elles sont ensuite attribuables aux clients via l écran de leurs fiches signalétiques : Fichier Clients Il est à noter que si aucune langue n est associée manuellement à un client, le logiciel lui attribuera automatiquement la langue définie par défaut au niveau de l écran Fichier tables Langues. Les rappels clients 7 ETAPE 4 : CONFIGURER LES OPTIONS DES RAPPELS Il s agit ici de définir les caractéristiques communes à toutes les catégories de rappel que vous aurez créées. Cette opération s effectue par le biais du menu Utilitaires Configuration Paramètres des rappels. Utilitaires Configuration Paramètres des rappels Niveau maximal de rappel : nombre maximum de rappels pour un même client. Délai entre deux rappels : jours d attente avant la génération du rappel suivant. Retard toléré avant rappel : jours d attente avant la génération du premier rappel. Montant échu toléré : Seuil sous lequel un rappel n est pas généré. Gestion des intérêts de retard : Active le calcul des intérêts de retard. Ainsi, si vous avez créé des catégories de rappel incluant une gestion des intérêts de retard, vous devrez cocher cette case faute de quoi les intérêts ne seront jamais calculés dans les rappels. Base de calcul : Base à partir de laquelle le nombre de jours est calculé. Date d échéance : Le nombre de jours échus est calculé à partir de la date d échéance Date de facture : Le nombre de jours échus est calculé à partir de la date de facture Ordre de calcul : Manière dont sont calculés les intérêts. Sur base du lettrage : les intérêts seront calculés sur le montant restant dû (ce dernier est calculé en fonction des réconciliations effectuées) Priorité aux montants créditeurs : les intérêts seront calculés sur le montant restant dû (ce dernier est calculé sans tenir compte des réconciliations effectuées : tous les montants créditeurs seront donc pris en compte) Intérêts négatifs sur montants créditeurs : les intérêts seront calculés en additionnant les intérêts négatifs sur les montants créditeurs et les intérêts positifs sur les montants débiteurs (le lettrage n entre pas en ligne de compte). Afin de bien comprendre les façons dont peuvent être calculés les intérêts, les lignes suivantes illustrent chacune des possibilités. Remarque : Les notes de crédits sont toujours placées dans un ordre prioritaire pour le calcul. Les rappels clients 8 Influence sur le calcul des intérêts Illustrons notre démonstration par un exemple. Mr X, client de catégorie 003, possède chez nous un compte débiteur correspondant aux opérations suivantes : Facture 1 (Fac 1) du 02/02/03 pour Facture 2 (Fac 2) du 22/07/03 pour Note de crédit N 1 (NC 1) du 6/11/2003 pour réconciliée avec les deux factures. Note de crédit N 2 (NC 2) du 6/11/2003 pour non réconciliée Ces opérations sont toujours ouvertes au 31/12/03. A cette date, nous générons donc un rappel pour ce client. La catégorie 003 précise que des intérêts de 2% mensuels sont à ajouter au montant du rappel. Elle précise également que tout mois entamé est dû. Il est à noter que, dans notre exemple, la date d échéance est égale à la date de facture. Voici les calculs effectués par BOB : Sur base du lettrage : Le programme recalcule les intérêts sur la base compensée. Il privilégie les notes de crédit puis les factures par n de lettrage. Pièce Date Montant N Lettrage Détail Base calcul Intérêts NC 1 06/11/ (-10.00) NC 2 06/11/ ( ) Fac 1 02/02/ Fac 2 22/07/ Remarque : si le montant de la première facture avait été de 50,00 (donc inférieur au montant de la note de crédit), le solde serait reporté sur la 2 e facture (soit 100,00 ). TOTAL DES INTERETS : Priorité aux montants créditeurs : Le programme déduit tous les montants créditeurs, quel que soit le lettrage. Pièce Date Montant N Lettrage Détail Base calcul Intérêts NC 1 06/11/ NC 2 06/11/ Fac 1 02/02/ Fac 2 22/07/ TOTAL DES INTERETS : Intérêts négatifs sur montant créditeurs : Le programme calcule des intérêts négatifs sur les notes de crédits Pièce Date Montant Intérêt NC 1 06/11/ NC 2 06/11/ Fac 1 02/02/ Fac 2 22/07/ Remarque : si la date d échéance de la NC était supérieure à la date du rappel, elle n interviendrait pas dans le calcul des intérêts TOTAL DES INTERETS : Les rappels clients 9 Récapitulatif de notre exemple Les intérêts dûs par notre client X différent donc selon le mode de calcul choisi : Sur base du lettrage Priorité aux montants créditeurs Intérêts négatifs sur les montants créditeurs Les rappels clients 10 ETAPE 5 : CREER DES MODELES DE LETTRES DE RAPPELS Cette opération s effectue par le point Utilitaires Configuration Textes de rappels. Utilitaires Configuration Textes de rappels L écran ci-dessus permet de créer les modèles des lettres qui seront envoyées aux clients. A ce sujet, il convient de faire quelques remarques : A. Privilégiez le format RTM qui est le format de dessin le plus récent et qui permet non seulement de modifier plus aisément les modèles, mais également d envoyer par les lettres générées sous ce format. B. Veillez bien à ce qu il existe un modèle de lettre pour tous les cas que vous pourriez rencontrer. C. La rencontre des trois critères de définition des rappels (catégorie, langue et niveau) ne peut donner lieu qu à un seul modèle de lettre. Exemple de cas à prévoir pour un dossier possédant deux types de rappels (001 et 002), deux langues (FRB et NLB) et 3 niveaux de rappels : Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 FRB NLB FRB NLB FRB NLB Nous avons donc dans le cas présent 12 modèles de lettres à rédiger. En ce qui concerne les langues, répétons-le, si un client n a pas de langue définie dans son signalétique, son rappel sera celui de la langue définie par défaut. Les rappels clients 11 Descriptif de l écran : Catégorie : Le modèle créé concerne cette catégorie de rappel. Langue : Langue pour laquelle le modèle de lettre est généré. Niveau : Le modèle créé se rapporte à ce niveau de rappel. Format : Format interne du layout - ATX : Ancien format de BOB - RTM : Nouveau format, plus facile d utilisation et permettant, entre autres, l envoi par des lettres générées. Fichier : Nom interne du modèle, concaténé à partir du code catégorie, du code langue et du niveau. Il se retrouve dans le répertoire \REMIND dans le répertoire du dossier. En-tête : Zone de texte figurant au-dessus du tableau récapitulatif Pied de page : Zone de texte figurant en dessous du tableau récapitulatif Icônes : : Sauvegarde le document : Annule les modifications apportées au document : permet la navigation dans les différents modèles de lettres : Ouvre la recherche de document : Ajoute et supprime un document : Ouvre le programme de dessin de document : Importe un dessin de document fourni en standard par BOB Software. : Exporte le document par ou dans un répertoire / lecteur. : Imprime le document : Affiche la page entière, la largeur de page, à 100% : Navigation dans les pages du document : Pourcentage (modifiable) du zoom Les rappels clients 12 Ajout d une lettre de rappel. Elaborons le modèle de la lettre à envoyer lorsqu un client de langue française et de la catégorie 001 sont, pour la première fois, en retard de paiement. Créons ce modèle en cliquant sur l icône d ajout ou en tapant Alt + A. Les trois critères de définition sont donc les suivants : Si une lettre de ce type a déjà été générée, un message vous en avertit : Choisissons le format RTM, puis positionnons-nous dans la zone de texte de l onglet En-tête. Dans cette zone, composons le texte de rappel principal de la lettre. Pour ce faire, cliquons sur «F2». Nous arrivons dans un nouvel écran qui se nomme Edit Rich text. C est en fait un éditeur de texte simplifié, ressemblant à WORD : Cet éditeur permet, entre autres, de choisir sa police de caractère, sa couleur et sa taille. Une fois le texte rédigé, sauvegardons-le en tapant «Ctrl S». Les rappels clients 13 En ce faisant, le logiciel referme l écran de mise en page et vous renvoie dans l écran d origine avec le texte présent dans la zone «En-tête». Complétons de la même manière la zone «Pied de page» en y introduisant le nom de la personne responsable du recouvrement, les numéros de téléphone, de fax à utiliser en cas de problème etc. Cliquons ensuite sur l icône Disquette afin de sauvegarder les textes puis procédons à la finalisation du dessin de document. Cliquons sur l icône : une fenêtre s ouvre. Elle permet à l utilisateur de choisir un document normalisé qui servira de base au layout de votre lettre de rappel : Sélection Documents standard : Il s agit de documents élaborés par BOB Software. Autres documents : Il s agit de documents élaborés par l utilisateur et déjà présents dans le dossier. Fichier de définition format RTF : Il s agit d autres documents au format RTF accessibles par votre ordinateur. Document : Propose la liste des documents sélectionnables selon l option choisie précédemment. Fichier : Propose un navigateur permettant de choisir le fichier de définition RTF. Les rappels clients 14 Nous allons récupérer, dans le cas présent, un document standard. BOB Software a mis au point pour l utilisateur 3 modèles de lettre de rappel pour chacune des deux langues nationales (Français et Néerlandais). Les modèles en français portent les noms de REMF1, REMF2 et REMF3 et ceux en néerlandais les noms de REMN1, REMN2 et REMN3. Chacun des 3 modèles offre une présentation différente : F1 : Rappel avec une présentation sous forme d échéancier et zone devise F2 : Rappel avec un commentaire plus long avec les montants à échoir, sans échéancier et sans devises. F3 : Basé sur le F2, mais incluant en plus les intérêts et amendes. Bien entendu, ces documents peuvent être modifiés. Il est à noter que les textes précédemment mis au point dans les onglets En-tête et Pied de page viendront encadrer les éléments standardisés conçus par BOB Software. Les rappels clients 15 L onglet Aperçu permet de visualiser le layout du document (Notez que le layout visualisé contiendra ou non des données selon que des rappels aient ou non été calculés) Pour plus d explications concernant les modifications des zones du layout, reportez-vous au manuel expliquant le Report Builder. Les rappels clients 16 LA GENERATION DES RAPPELS Une fois configurés les paramètres des rappels, ces derniers peuvent être générés via le menu Impressions Rappels clients. Ce point de menu permet d imprimer automatiquement les lettres de rappel adressées aux clients en retard de paiement. Rappel : Le layout des rappels et leur contenu dépend du paramétrage qui aura été effectué par le biais de la table des Catégories de rappels et du menu «Utilitaires» composé des fonctionnalités Paramétrage des rappels et Textes de rappels. Impression Rappels clients ONGLET SELECTION La première étape de la génération des rappels consiste à remplir l onglet Sélection. Il propose toute une série de critères permettant de définir et de limiter les impressions. La première liste de restrictions concerne le rappel en lui-même (possibilité d imprimer une liste récapitulative accompagnant les rappels, affichage des clients non échus, etc). La seconde liste de restrictions concerne les destinataires des rappels (possibilité de filtres, de tri par catégories de clients etc.) Liste récapitulative En cochant cette case, vous éditerez une liste récapitulative (détaillée ou résumée, selon votre choix) reprenant tous les clients débiteurs. Les rappels clients 17 - La liste détaillée : reprend l ensemble des factures dues, les coordonnés complètes de la société, le niveau de rappel, la date de calcul du précédent rappel, etc. - La liste résumée : ne reprend que le total des factures, la catégorie de rappel et le niveau de rappel actuel. Rappels Cette case est à cocher si vous désirez imprimer les lettres de rappels. Personnalisé sur la catégorie Cette fonction permet d envoyer un rappel à une personne précise de la société. Pour cela, le programme se base sur les différentes catégories de personnes que vous avez définies dans les signalétiques des personnes. Fichier Personnes Chaque fois qu il le pourra, le programme ira mettre le nom de la personne de la société dans la lettre de rappel. Si le rappel est envoyé par , l adresse sera celle de la personne. Si cette dernière n en a pas, le programme prendra l adresse de la société. Voici un exemple de rappels envoyés à tous les responsables des services achats : Les rappels clients 18 Si une société ne possède pas de personne de cette catégorie, le rappel partira simplement adressé à l entreprise. Cette fonctionnalité permet, par exemple, d envoyer les rappels au service achat et les mises en demeure au directeur général. Un rappel par devise Il est possible d imprimer une lettre de rappel par devise en cochant cette case. Remarque : Lors de la génération des rappels 1 par devise, le logiciel convertit les montants en devises liées à l euro en montants en euros. Ainsi, un client qui a reçu des factures en 4 devises (BEF, FRF, EUR, USD) recevra 2 rappels. Le premier avec un total en EUR, le second en USD. Avec les clients non échus En cochant cette case, le programme reprend, en plus des clients dont les factures sont échues, la liste des clients qui ont des factures non payées dont la date d échéance n est pas encore atteinte. Les clients non-échus apparaissent, en impression, dans la liste récapitulative et des rappels peuvent être imprimés à leur nom. Le montant des rappels sera bien évidemment égal à 0 en ce qui concerne les montants échus. Date La date introduite est la date reprise dans le courrier. Elle constituera une des bases du calcul du retard de paiement. Langue Si une langue est sélectionnée à ce niveau, BOB n
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