Observatoire des Surfaces et Coûts IMmobiliers en Etablissements de Santé. Guide d utilisation de l outil de simulation de coûts d OSCIMES

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Observatoire des Surfaces et Coûts IMmobiliers en Etablissements de Santé Guide d utilisation de l outil de simulation de coûts d OSCIMES 1 - Document mis à jour en Juillet 2014 Préambule OSCIMES est né
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Observatoire des Surfaces et Coûts IMmobiliers en Etablissements de Santé Guide d utilisation de l outil de simulation de coûts d OSCIMES 1 - Document mis à jour en Juillet 2014 Préambule OSCIMES est né du rapprochement de l Observatoire des coûts de constructions hospitalières et médico-sociales de l ANAP et de la base de données de la conférence des Directeurs généraux de CHU. L ANAP et la conférence des Directeurs généraux de CHU, qui a mandaté les Hospices Civils de Lyon, ont ainsi entrepris de partager leurs expériences respectives acquises au cours des dix dernières années en matière de suivi des projets de construction des établissements de santé. OSCIMES analyse les projets immobiliers en identifiant les liens existants entre : - Les secteurs fonctionnels caractérisant les bâtiments concernés : hébergement, bloc opératoire, radiologie, urgences, pharmacie ou locaux techniques pour le secteur sanitaire ou encore espaces privatifs et espaces de services pour le secteur médico-social. - Les surfaces construites (surfaces dans œuvres, surfaces utiles ) - Les coûts engendrés (maitrise d œuvre, prestations intellectuelles, construction ) OSCIMES regroupe à ce jour plus de 120 projets de constructions publiques et privées, soit plus de 1.5 million de m². Il s enrichit en permanence, alimenté par de nouvelles opérations analysées par l ANAP et la commission architecture et ingénierie de la conférence des DG de CHU. Préconisations La bonne utilisation de l outil est subordonnée à la parfaite connaissance et à la pratique des différentes définitions utilisées dans la construction hospitalière et médico-sociale. (Surface utile, surface dans œuvre, secteurs fonctionnels, locaux génériques, coûts de construction, etc.) Ces principales définitions sont reprises dans le glossaire et les annexes de ce document. Avertissement L utilisation de l outil de simulation doit être assortie de plusieurs précautions d usages telles que celles évoquées au chapitre ci-dessus. L outil de simulation n est pas un outil normatif. La pertinence des résultats produits dépend de l utilisation qui peut en être faite et notamment du nombre de secteurs fonctionnels regroupés au sein d une même opération, permettant d optimiser certaines surfaces telles que les locaux techniques et les circulations générales. 2 - Document mis à jour en Juillet 2014 Il donne un accès à une base de données d opérations aléatoires, non exhaustives, produisant des résultats médians, et a pour principal objectif de fournir des valeurs indicatives et non générales. Sommaire Préambule... 2 Préconisations... 2 Avertissement... 2 Sommaire Introduction Présentation générale et accès à OSCIMES Principe de l outil de simulation Guide d utilisation de l outil de simulation Connexion à OSCIMES Préalables à l utilisation de l outil de simulation Connexion à l outil de simulation Mode de saisies des données a. Les différentes saisies b. Le tableau de simulation c. La sauvegarde de la simulation Exemple d une simulation Contextes & données Objectifs Calcul des surfaces des secteurs fonctionnels Utilisation de l outil de simulation d OSCIMES pour calculer le coût travaux seul de cette opération Glossaire Annexes Annexe 1 : Les secteurs fonctionnels Annexe 2 : Référentiel de dimensionnement (extrait Module 2 AELIPCE) Annexe 3 : Surface Utile et Surface Dans Œuvre Annexe 4 : Les couts Toutes Dépenses Confondues (TDC) Document mis à jour en Juillet 2014 4 - Document mis à jour en Juillet 2014 1. Introduction 1.1 Présentation générale et accès à OSCIMES OSCIMES est une interface web qui offre à la fois : Un outil d aide à la décision et à l estimation de futurs projets immobiliers, depuis les phases de faisabilité et/ou programmation d une opération d investissement immobilier jusqu à la phase appel d offres via l outil de simulation (objet du présent guide) une base de données d opérations d investissements hospitaliers et médico-sociaux, provenant du secteur public ou privé une bibliothèque de solutions architecturales (plans de niveau, axonométrie) issues des opérations de la base. Ces deux dernières fonctionnalités sont réservées aux utilisateurs référencés. (Voir chapitre ci-dessous) Comment accéder à OSCIMES? Tout internaute a accès à : des publications comme les rapports annuels de l Observatoire des coûts de la construction de l ANAP les résultats d études et de recherche sur des thématiques propres aux établissements sanitaires et médico-sociaux (conception-réalisation, MOP, délais de réalisation, etc.) Les utilisateurs référencés sont ceux ayant contribué à l enrichissement d OSCIMES avec au moins l intégration d une opération de construction de leur établissement ou s étant engagés à le faire après réalisation de leur opération de construction très prochainement envisagée. Ils bénéficient alors, après l obtention d un identifiant, de l ensemble des fonctionnalités de l outil OSCIMES : la globalité des tableaux de bord et l outil de simulation. OSCIMES met à disposition un ensemble de tableaux de bord permettant de consulter les informations contenues dans la base. Ceux-ci traitent notamment de : - ratio de surfaces et de coûts par secteur fonctionnel - nombre de locaux et ratios de surfaces par secteur fonctionnel pour un local spécifique - distribution du coût total de construction d une opération : coûts des travaux, coûts des prestations intellectuelles, coûts des actualisations/révisions, autres coûts - durée des opérations par phase, en fonction du montage juridique et du statut de l établissement, etc. Chacun de ces tableaux de bord dispose de filtres qui permettent à l utilisateur de concentrer son analyse sur certains critères. 5 - Document mis à jour en Juillet 2014 1.2 Principe de l outil de simulation L outil de simulation a pour principal objectif de quantifier le coût de construction d une opération au travers de sa Surface Dans Œuvre (SDO). Ce coût de travaux hors coûts de VRD et d insertion dans le site, d une opération s exprime à partir de surfaces utiles de secteurs fonctionnels répertoriés dans le projet de construction souhaité. Le coût travaux «complet» d un bâtiment peut être représenté de la manière suivante : L outil de simulation d OSCIMES permet, à ce jour, de calculer le coût travaux hors VRD (bâtiment seul «flottant») et insertion dans le site d une opération de construction au travers de sa composition de secteurs fonctionnels. Ce calcul s opère directement à partir des ratios issus des opérations présentes dans OSCIMES. L outil va ainsi répertorier l ensemble des opérations contenues dans OSCIMES comportant à minima un des secteurs fonctionnels listés dans la recherche exprimée par l utilisateur. Puis, un calcul de ratios médians (ratio SDO/SU, ratio de coût de travaux médians, etc.) s opère pour obtenir des premiers résultats. Toutefois, une personnalisation des calculs (surfaces et coûts) peut être réalisée par l utilisateur afin de tenir compte de son contexte spécifique. Enfin l utilisateur peut noter les hypothèses retenues pour sa simulation avant de pouvoir l exporter sous format Excel. Nota : l ensemble des coûts exposés n intègre pas de coûts de prestations intellectuelles (honoraires Maitrise d œuvre, d Assistance à Maitrise d Ouvrage, etc.) Ceux-ci sont potentiellement visibles dans certains tableaux de bord détaillés. 6 - Document mis à jour en Juillet 2014 2. Guide d utilisation de l outil de simulation 2.1 Connexion à OSCIMES La connexion à OSCIMES se fait via l URL suivante : https://www.oscimes.fr 2.2 Préalables à l utilisation de l outil de simulation Avant d utiliser l outil de simulation pour votre projet, vous devez au préalable définir les informations suivantes : - Découpage de votre projet selon les différents secteurs fonctionnels présent dans la base (cf. annexe 1 - secteur sanitaire / secteur médico-social) 7 - Document mis à jour en Juillet 2014 - Calcul des surfaces de l ensemble de ces secteurs fonctionnels : o Soit on connait la liste des locaux génériques présents dans ces secteurs fonctionnels et on peut leur affecter une surface utile adéquate. Ces surfaces utiles par local peuvent être récupérées dans différentes sources : Tableaux de bords d OSCIMES accessibles après avoir demandé un droit d accès directement sur https://www.oscimes.fr, voir conditions au paragraphe 1.1. Base de données propre à votre établissement La somme des surfaces utiles des locaux composant le secteur fonctionnel permet de calculer la surface utile de ce secteur fonctionnel. Le ratio SDO/SU spécifique au secteur permet alors de calculer la surface dans œuvre de ce secteur fonctionnel. Les ratios SDO/SU des différents secteurs fonctionnels sont récupérables également dans les tableaux de bords d OSCIMES. o Soit on ne connait pas encore la liste complète des locaux et on utilise les ratios de surface dans œuvre par unité dimensionnante du secteur : nombre de m² par local dimensionnant du secteur comme la salle d opération pour le bloc opératoire ou le lit pour une unité d hospitalisation. Ces ratios peuvent être récupérés notamment dans ANAP : Module 2 d AELIPCE - référentiel de dimensionnement de l ANAP téléchargeable sur le site (uniquement pour le secteur sanitaire) ou en annexe 2 du présent document. 8 - Document mis à jour en Juillet 2014 2.3 Connexion à l outil de simulation L accès à l outil de simulation se fait en cliquant sur l onglet «simulation» si vous êtes connecté en tant qu utilisateur référencé ou sur le bouton «simulation» accessible en haut à gauche de l écran si vous êtes un internaute non référencé. La fenêtre suivante s ouvre : Fig. accès à l outil de simulation 9 - Document mis à jour en Juillet 2014 2.4 Mode de saisies des données a. Les différentes saisies L utilisateur saisie manuellement toutes les informations demandées dans chaque fenêtre ou menu déroulant. La première étape OBLIGATOIRE est de sélectionner le secteur de l opération pour laquelle l utilisateur souhaite travailler. Il s agit soit d une opération du secteur sanitaire, soit d une opération du secteur médico-social. Ensuite, les différents secteurs fonctionnels possibles dans chaque secteur d opération (sanitaire ou médico-social) apparaissent. L utilisateur doit sélectionner les secteurs fonctionnels qui composent le projet à simuler. Un secteur fonctionnel est sélectionné quand la case adjacente est cochée. Les secteurs fonctionnels sont classés de la manière suivante : - Les secteurs fonctionnels des opérations sanitaires classés par ordre alphabétique - Les secteurs fonctionnels des opérations de biologie - Les secteurs fonctionnels des opérations médico-sociales Il est possible également de préciser un certain nombre de paramètres : - La région - La nature de l opération : o Neuf o Rénovation o Neuf et Rénovation - Le statut de l établissement : o Privé o ESPIC / Privé Non Lucratif o Public Autonome (essentiellement pour les EHPAD) o Public Santé (pour le sanitaire) 10 - Document mis à jour en Juillet 2014 - Le mode de dévolution des marchés travaux o o o o Entreprise Générale Macro-lots Lots séparés Groupement d entreprises - L ancienneté des opérations dont sont issues les données attendues o o Inférieure à 10 ans Supérieure à 10 ans Il est à noter que, pour chacun de ces paramètres, la valeur par défaut est «tous» pour permettre d avoir un panel d opération le plus large possible. b. Le tableau de simulation Après avoir sélectionné les différents paramètres et cliqué sur le bouton «simuler» : Un tableau de simulation similaire au suivant apparait : 11 - Document mis à jour en Juillet 2014 PARTIE A PARTIE B En dessous du module de sélection des différents paramètres apparait le nombre d opérations composant le panel d où sont issues les ratios SDO/SU et ratios de coût travaux HT/m² (dans l exemple ci-dessus, il y a 30 opérations concernées dans OSCIMES par les secteurs fonctionnels sélectionnés). Les coûts exposés sont actualisés à la dernière valeur connue de l index BT01. Les différents secteurs fonctionnels précédemment sélectionnés apparaissent dans la première colonne. Deux secteurs fonctionnels apparaissent automatiquement : les locaux techniques et les circulations générales. Le tableau de simulation est composé de deux grandes parties : - La simulation avec les données issues d OSCIMES Partie A - La simulation personnalisée Partie B Le principe, pour les deux parties, est de renseigner les cellules blanches. Les cellules grisées ne sont pas modifiables et sont calculées automatiquement par OSCIMES. Dans la Partie A, l utilisateur doit renseigner les surfaces utiles des secteurs fonctionnels qu il a précédemment sélectionnés. Les surfaces dans œuvres ainsi que les coûts travaux sont calculés automatiquement à partir des valeurs médianes des opérations composant le panel. Les provisions de surface des locaux techniques et des circulations générales sont calculées automatiquement : 12 - Document mis à jour en Juillet 2014 - Les locaux techniques représentent 7% de la somme des SDO des secteurs fonctionnels (c est une valeur arbitrairement fixée et correspondant à celle indiquée dans le référentiel de dimensionnement Module 2 d AELIPCE) - Les circulations générales hors hall d accueil représente 7% de la somme des SDO des secteurs fonctionnels et locaux techniques (c est une valeur arbitrairement fixée et correspondant à celle indiquée dans le référentiel de dimensionnement Module 2 d AELIPCE) Ces pourcentages retenus moyens sont ceux constatés pour des bâtiments hospitaliers et médico-sociaux où la proportion de secteur fonctionnel riche en technicité est faible. Le pourcentage de locaux techniques est plus important dans le cas d un bâtiment qui comporterait une grande proportion de secteurs fonctionnels techniques comme des unités d hébergement de soins intensifs, de blocs opératoires. L utilisateur obtient une première estimation de son projet. Il s agit d un cout travaux Hors Taxes hors coûts de VRD et d insertion dans le site provenant des ratios de surface et coûts médians du panel d opérations d OSCIMES sélectionnées en fonction des filtres renseignés. L utilisateur peut dans la Partie B, adapter un certain nombre de paramètres pour affiner ou modifier sa première simulation. Il peut par ailleurs utiliser la simulation en surface utile (SU) ou surface dans œuvre (SDO) issu de l utilisation du Module 1 et 2 d AELIPCE. Les paramètres modifiables sont : - Le ratio SDO/SU pour chacun des secteurs fonctionnels - La SDO pour chacun des secteurs fonctionnels. Il est à noter qu en modifiant la SDO, le ratio SDO/SU (item précédent) est recalculé, l invariant étant la SU du secteur fonctionnel précédemment sélectionné par l utilisateur. - Le ratio de coût travaux bâtiment seul HT/m² - Les pourcentages des provisions de surfaces des locaux techniques et circulations générales L utilisateur obtient alors une simulation personnalisée de son projet. L utilisateur peut également à tout moment ajouter un secteur fonctionnel en le sélectionnant et en cliquant ensuite sur le bouton MAJ Secteurs Fonctionnels (MAJ = mise à jour) Document mis à jour en Juillet 2014 Cas des parkings souterrains : Le ratio de 25 m² de surface dans œuvre par place de parking permet un dimensionnement rapide de ce secteur fonctionnel. Ce ratio comprend : La place de parking La voie de circulation permettant l accès à cette place La rampe d accès entrée/sortie du parking souterrain c. La sauvegarde de la simulation L utilisateur peut s il le souhaite préciser un certain nombre d hypothèses retenues ou toutes autres données qu il souhaite dans la fenêtre «hypothèses de simulation». La simulation et les hypothèses inscrites peuvent être sauvegardées en cliquant sur «Exporter». Le tableau de simulation s ouvre alors sur Excel. L utilisateur peut alors enregistrer sa simulation dans son environnement de travail Document mis à jour en Juillet 2014 3. Exemple d une simulation 3.1 Contextes & données Imaginons une première séance de travail avec les utilisateurs pour recueillir les besoins pour la construction d un plateau technique de chirurgie ambulatoire. Les premières données à l issue de la réunion sont la composition de ce bâtiment : Un bloc opératoire composé de 20 salles Un service de chirurgie ambulatoire de 48 places Un service d imagerie interventionnelle composé de 4 salles Un service de réanimation chirurgicale de 20 lits Un service de surveillance continue de 15 lits La chefferie de projet souhaite une première approche du projet en termes de surface dans œuvre et d éléments financiers. 3.2 Objectifs On souhaite donc estimer la surface dans œuvre de l ensemble des secteurs fonctionnels puis en déduire une estimation des travaux pour chacun des secteurs fonctionnels. 3.3 Calcul des surfaces des secteurs fonctionnels Pour le calcul des surfaces des secteurs fonctionnels, plusieurs approches sont possibles : 1. Soit une approche par SU par la liste de l ensemble des locaux composant le secteur fonctionnel Exemple de liste de locaux pour un bloc opératoire de 20 salles : Nb. SU ST ACCUEIL - TRANSFERT ET ACCES AU BLOC Accueil-transfert patients Salle d'attente patients avant transfert Espaces attentes pour lits Nettoyage / stockage brancards ou lits Sas transfert entrée Nettoyage plateaux opératoires Stockage plateaux opératoires Document mis à jour en Juillet 2014 Accès et locaux du personnel au bloc Vestiaires sas (aller et retour séparé) 100 0,90 90 Bureau accueil et régulation Secrétariat Bureau cadre infirmier Détente personnel Bureau chirurgiens ZONE INTERVENTIONNELLE 12 SALLES MODULE 1 Salle d'opération Salle d'opération hybride Locaux annexes salle hybride Préparation chirurgiens Local rangement équipements médicaux Zone rangement ampli de brillance Local ménage MODULE 2 Salle d'opération Préparation chirurgiens Local rangement équipements médicaux Zone rangement ampli de brillance Local ménage PLATEAU LOURD INTERVENTIONNEL Nbre SU ST MODULE 3 - Endoscopie Salle d'endoscopie Salle d'endoscopie sous radiologie Salle lithotripteur Préparation opérateurs Local rangement équipements médicaux Local ménage Local stockage azote LOCAUX COMMUNS A L'INTERIEUR DE LA ZONE PROTEGEE Locaux de stockage Arsenaux stériles centraux - Dispositifs médicaux 1 stériles Arsenaux stériles central - Boîtes 1 instrumentation Arsenaux stériles - Dispositifs médicaux 4 implantables & ancillaires Local frigos Centrale de traitement des endoscopes Local Stockage des endoscopes Local désinfection des endoscopes Stockage produits désinfectants Surveillance post-interventionnelle Module SSPI Document mis à jour en Juillet 2014 Local vidoir Poste de surveillance Bureau médical anesthésistes Bureau cadre anesthésistes Rangement matériel d'anesthésie Local ménage Espace de préparation à l'anesthésie (SPPI) Salle pré-anesthésie / induction 2 commune aux 3 modules Poste de supervision admissions anesthésiste LOCAUX COMMUNS EN SAS Locaux de service Atelier relais pour équipe biomédicale Local personnel infirmier technique Local ménage central Prédésinfection 1 dont 8 m² pour machines à laver les instruments Départ stérilisation - Local sas Local décartonnage - local sas Local linge sale - local sas Local déchets - local sas Dans cet exemple, la surface utile totale du bloc opératoire est de m². En tenant compte d un ratio SDO/SU de 1.45 (moyenne Aelipce Outil ANAP), la surface dans œuvre estimé pour ce bloc opératoire est de m². 2. Soit u
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