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Sommaire L interface NetExplorer... 3 Partie utilisateur... 4 Envoyer des documents sur la plateforme (déposer des documents)... 4 Télécharger des
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Sommaire L interface NetExplorer... 3 Partie utilisateur... 4 Envoyer des documents sur la plateforme (déposer des documents)... 4 Télécharger des fichiers ou dossiers (récupérer des documents depuis NetExplorer vers votre ordinateur)... 5 Lien de partage... 5 Lien de dépôt... 7 Mes partages... 8 Inviter des participants... 9 Propriétés : accès à la Timeline Gestion des verrous Edition de documents en ligne La fonction de recherche Partie administrateur Comment créer un utilisateur? Comment créer un groupe et pourquoi? Gestion des droits Gestion des s Autres méthodes d accès NetSync : l outil de synchronisation de NetExplorer Connexion en tant que lecteur réseau : WebDav NetExplorer sur votre smartphone/tablette API REST : interconnecter NetExplorer avec un applicatif existant Nous contacter P a g e L interface NetExplorer Bienvenue dans l espace de partage de NetExplorer. Voici quelques informations sur l interface web de a solution, accessible directement depuis votre navigateur Internet. 3 P a g e Partie utilisateur Envoyer des documents sur la plateforme (déposer des documents) Pour les fichiers/ensemble de fichiers de moins d 1 Go Glisser/déposer un ou plusieurs fichiers depuis votre ordinateur dans la zone principale, ou cliquez sur le bouton «Ajouter» présent dans la barre d outils. Note : pour Internet Explorer, le glisser/déposer n est disponible qu à partir de la version 10. Pour les fichiers/ensemble de fichiers de plus d 1 Go ou pour les dossiers : Dans la barre d outils, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton «Ajouter» pour faire apparaître le menu déroulant puis cliquez sur «Déposer des dossiers/fichiers» Une fois l opération terminée, l envoi est automatiquement déclenché. Dès lors vous pouvez surveiller l avancement du transfert dans la zone «Téléchargements», dans les «Favoris». Une fois dans la partie «Téléchargements» de la plateforme, vous pouvez visualiser les transferts en cours et les annuler si nécessaire. 4 P a g e Télécharger des fichiers ou dossiers (récupérer des documents depuis NetExplorer vers votre ordinateur) Sélectionnez dans la zone principale l ensemble des fichiers et dossiers que vous souhaitez télécharger. Pour ce faire, plusieurs choix s offrent à vous : Laisser le clic de la souris enfoncé en survolant les éléments Garder la touche «Ctrl» appuyée tout en cliquant sur les différents éléments Utiliser «Ctrl + A» pour sélectionner l ensemble des éléments du répertoire courant Ensuite, vous pouvez au choix cliquer sur dans la barre d outils, ou alors faire un clic droit sur un des éléments sélectionnés, puis cliquer sur «Télécharger» pour télécharger la sélection (nécessite Java), ou bien sur «Télécharger (ZIP)» pour la télécharger dans un format compressé (.zip). Une boîte de dialogue vous invitera à choisir l endroit où vous souhaitez enregistrer le ou les fichiers sur votre ordinateur. Une fois sélectionné, cliquez sur «Enregistrer». Lien de partage Un lien de partage est un lien unique regroupant un ou plusieurs fichiers. Lorsque vous communiquez ce lien à vos correspondants, ils accèdent à l ensemble des documents attachés au lien sans avoir à être connecté sur la plateforme, et ce quel que soit la taille des documents joints. Un lien de partage possède plusieurs attributs optionnels permettant de limiter/contrôler l accès aux données : Date de validité Mot de passe Nombre de téléchargements 5 P a g e Ces attributs sont paramétrables dans la fenêtre de génération et de gestion d un lien de partage. Pour y accéder, sélectionnez les fichiers à attacher à votre lien de partage puis effectuez un clic droit sur les documents et cliquez sur «Partager par lien». 6 P a g e Lien de dépôt A l inverse du lien de partage, le lien de dépôt vous permet de recevoir à l intérieur d un dossier cible, tous les fichiers et dossiers que votre correspondant aura déposé dans ce dernier, et ce, qu importe leur taille ou leur nombre. Pour cela, effectuez un clic droit sur le dossier dans lequel vous souhaitez réceptionner les documents et cliquez sur «Recevoir des fichiers ici». 7 P a g e Mes partages Le suivi de vos partages est accessibles via la rubrique «Mes partages» dans les «Favoris». Suivi des liens de partage : Dans cet espace, vous retrouvez tous les liens de partages que vous avez créés, que vous pouvez également administrer. Suivi des liens de dépôts : Dans cet espace, vous retrouvez tous les liens de dépôts que vous avez créés, que vous pouvez également administrer. 8 P a g e Inviter des participants La fonctionnalité de partage vous permet d inviter des participants, qu ils soient internes (utilisateurs de la plateforme) ou bien externes, à collaborer sur un dossier précis, et ce, sans avoir à passer par un administrateur pour leur ajouter des droits ou bien leur créer un compte sur la plateforme. Pour les collaborateurs : Inviter des collaborateurs à participer sur un dossier leur permettra de travailler dans ce dossier qui sera visible dans leur arborescence à la suite de leurs propres dossiers. Pour les utilisateurs externes : L invitation d utilisateurs externes leur fournir par un lien vers la plateforme contenant des informations permettant leur connexion de manière transparente afin qu ils puissent ensuite travailler au sein du dossier concerné. Consulter les participants 9 P a g e Propriétés : accès à la Timeline Les propriétés d un fichier de la plateforme, vous permettent d obtenir de plus amples informations à propos de ce dernier : Informations générales (date de création, taille, propriétaire) Suivi des téléchargements et des partages (visible seulement pour les administrateurs et les utilisateurs ayant le droit d ajout dans le dossier) Gestion des annotations Gestions de versions La Timeline d un document est accessible via un clic droit sur l élément en question puis en cliquant sur «Propriétés». 10 P a g e Informations générales Dans la partie haute de la Timeline, vous avez accès en un coup d œil aux informations générales du document. Son aperçu Son nom Sa taille Sa date de création Son propriétaire (l utilisateur qui l a téléchargé sur la plateforme) Nom du document Propriétaire du document Aperçu du document Taille du document Date de création du document Suivi des téléchargements et des partages La Timeline vous permet d avoir un suivi des téléchargements et des partages par lien du document. Vous savez combien il y a eu de téléchargements/partages, quand est-ce qu ils ont eu lieu, depuis où, et par qui ils ont été réalisés. La partie supérieure vous permet d en connaître rapidement le nombre total, et la partie principale vous donne les informations détaillées. Note : pour pouvoir voir le suivi des téléchargements et des partages, vous devez être administrateur, ou un utilisateur ayant le droit d ajout dans le dossier. Nombre de téléchargements Nombre de partages 11 P a g e Nom de l utilisateur Date du téléchargement Lieu Système utilisé Etat du téléchargement Gestion des annotations Les annotations vous permettent d ajouter des commentaires à un fichier, afin de laisser des indications pour d autres utilisateurs, ou correspondre avec eux autour du document par exemple. La gestion des annotations se fait dans la Timeline. Une annotation, ajoutée par un autre utilisateur et que vous n avez pas encore lue est repérable par une icône rouge, au lieu d une icône grise lorsque vous l avez déjà consultée. Il existe deux méthodes d accès aux annotations : Directement depuis la petite icône annotation sur un document En faisant clic droit «Propriétés» sur le document Date du début de la conversation Répondre à l annotation précédente Gestion des annotations Ajouter une nouvelle annotation (modifier/supprimer) = 12 P a g e Gestion des versions La gestion des versions permet de conserver un historique des différentes modifications effectuées sur un fichier, et ainsi permet d avoir accès aux versions antérieures du fichier. La gestion des versions est assurée par la Timeline. Il existe deux méthodes d accès aux anciennes versions d un fichier : Via le bouton, visible sur le fichier uniquement à partir de deux versions En faisant un clic droit puis «Propriétés» sur le document Une fois que vous êtes dans la Timeline du document, vous pouvez remonter à la version de votre choix, et la télécharger très facilement. Pour cela, il existe plusieurs façons de procéder. En remontant dans les versions via le menu déroulant En remontant dans la partie centrale En utilisant les flèches pour remonter à la version de son choix En téléchargeant directement la dernière version du document 13 P a g e Gestion des verrous NetExplorer verrouille un fichier de façon à empêcher toute modification de celui-ci par les autres utilisateurs le temps que vous travaillez dessus. Par la suite, NetExplorer le déverrouille automatiquement afin qu il soit à nouveau modifiable. Selon la configuration de votre plateforme NetExplorer, le verrouillage peut être : En écriture : les autres utilisateurs peuvent consulter le document mais ne peuvent pas le modifier En écriture et en lecture : les autres utilisateurs ne peuvent ni consulter ni modifier le document Note : ce paramétrage est modifiable par les administrateurs dans la partie configuration de la plateforme web, onglet «Fonctionnalités» (lock et lock_read). Seuls les administrateurs ont la possibilité de supprimer le verrou mis sur un fichier par un autre utilisateur, si par exemple ce dernier à oublier de le faire. Lors de la modification d un document, le système de verrouillage se comporte uniformément, peu importe votre méthode d accès à NetExplorer. Lorsque vous éditez un document, celui-ci sera verrouillé pour les autres utilisateurs, quelles que soient leur méthode d accès et la vôtre. Plateforme web La plateforme web offre la possibilité d éditer vos documents en ligne. Elle va automatiquement verrouiller le fichier lorsque vous démarrez l édition, et le déverrouiller après avoir terminé l opération. Vous pouvez le verrouiller/déverrouiller manuellement en faisant un clic droit sur le document. Note : Pour plus d informations sur l édition en ligne rendez-vous page 15. WebDav Le fonctionnement sera équivalent via l accès WebDav dès lors que le logiciel avec lequel vous ouvrez le document supporte le verrouillage. Par exemple, un fichier.doc sera automatiquement verrouillé sur NetExplorer par Word. Par contre, un fichier.txt ouvert avec le blocnotes ne sera pas verrouillé. NetSync Avec NetSync, les opérations de verrouillage/déverrouillage sont également automatisées. Lorsque vous éditez un document, il se verrouille automatiquement pour les autres utilisateurs, et se déverrouille une fois l opération achevée. Comme pour la plateforme web, vous pouvez verrouiller et déverrouiller manuellement un fichier en faisant un clic droit dessus et en sélectionnant «Verrouiller» ou «Déverrouiller». Cette commande manuelle est pratique lorsque vous savez à l avance que vous allez travailler sur un document en mode hors-ligne, pendant un trajet en avion par exemple. Vous le verrouillez avant votre départ, vous y travaillez dessus sans connexion Internet, et dès qu une connexion est retrouvée, le document est mis à jour et vous pouvez le déverrouiller. Note : pour plus d informations sur NetSync, rendez-vous page P a g e Edition de documents en ligne L édition de documents en ligne vous permet de modifier des fichiers directement depuis l interface web à partir des logiciels installés sur votre ordinateur (par exemple Word, Excel ). Pour cela faites un clic droit, puis «Modifier» sur le document de votre choix. Note : tous les formats de fichiers ne sont pas pris en charge Note bis : cette fonctionnalité nécessite le plugin Microsoft Office. Suggestion : si vous modifiez fréquemment des documents, pensez à installer NetSync! La fonction de recherche La recherche NetExplorer vous permet de rechercher un terme dans le nom des fichiers/dossiers, dans le contenu des documents (Office, Open Office et PDF), ainsi que dans les annotations apposées sur les fichiers et les dossiers. Vous pouvez utiliser les opérateurs ci-dessous pour rechercher dans le contenu des documents : Les préfixes - Le signe indique que le mot doit être absent du contenu des fichiers retournés Exemple : Un fichier contient La réunion aura lieu lundi prochain. - Le fichier sera exclu : -réunion, -lieu ou bien prochain - Le fichier ne sera pas exclu : -zoo, -train ou bien chat Pas d opérateur L absence d opérateurs sous-entend l opérateur par défaut (qui est + ), ce qui permet aux lignes contenant le texte de recherche d être priorisées. Ces deux opérateur influencent l importance du mot dans la recherche, l opérateur l accroît alors que l opérateur la décroît. ~ Le signe tilde en marquant la négation se rapproche de l opérateur tout en étant moins strict. En effet, il permet de déprioriser une ligne contenant ce mot mais ne l exclue pas. Cet opérateur est pratique pour marquer les mots ambigus. La troncature * Un signe astérisque est l opérateur de troncature, il permet de ne taper que le début d un mot, chaque mot trouvé commençant par l expression recherchée sera retourné. Exemple : La recherche net* renverra par exemple les fichiers contenant NetExplorer ou bien network. 15 P a g e Les opérateurs doublés : ( ) Les parenthèses servent à grouper des mots en sous-expressions. Les groupes de parenthèses peuvent être imbriquées. Une phrase entre guillemets doubles est recherchée littéralement, telle qu elle a été saisie, c est-à-dire une phrase ou une chaîne de caractère, complète. Exemple : Un fichier contient La réunion aura lieu lundi prochain. - Le fichier sera trouvé : réunion, aura lieu ou bien prochain - Le fichier ne sera pas exclu : ré, pro ou bien chain Aller dans le dossier parent Une fois que vous avez effectué votre recherche, NetExplorer vous affiche tous les éléments correspondants aux critères que vous avez renseignés. En faisant clic droit sur le document de votre choix, vous pouvez choisir «Aller dans le dossier parent». Cette fonctionnalité vous permet de retrouver votre document dans son dossier habituel. 16 P a g e Partie administrateur Comment créer un utilisateur? Note : vous devez être administrateur ou avoir des droits d administration (utilisateur délégué) pour accéder à cette partie. Dans la partie de gauche de l interface web, cliquez sur «Administration». L onglet «Utilisateur» est sélectionné par défaut. Cliquez sur «Ajoutez un utilisateur». La fenêtre d ajout d un utilisateur apparaît à l écran. Seuls les champs «identifiant» et «mot de passe» sont obligatoires, mais nous vous recommandons de toujours renseigner une adresse pour pouvoir utiliser les fonctionnalités d alertes s automatiques intégrées à NetExplorer. De plus, lorsque vous renseignez l adresse , NetExplorer détecte et rempli automatiquement le Prénom, le Nom et l Organisation de votre utilisateur (vous pouvez bien entendu modifier ces informations). Plateforme disponible en français, anglais, espagnol, portugais, chinois Donner une date de validité au compte utilisateur Si vous souhaitez que l utilisateur soit membre d un ou plusieurs groupes, cliquez sur l onglet «Membre de» et sélectionnez les groupes dont l utilisateur sera membre. L onglet «Options de connexion» vous permet de paramétrer les plages horaires d accès à votre plateforme pour l utilisateur (par défaut 24/24h et 7/7j). Ces deux manipulations sont facultatives. Bon à savoir : Il est possible de tester les droits d accès de chaque utilisateur en prévisualisant l arborescence des dossiers auxquels il a accès. Pour ce faire, toujours dans la partie «Administration» onglet «Utilisateurs», cliquez sur le bouton pour ouvrir la fiche utilisateur et cliquez sur l onglet «Aperçu des accès» pour visualiser l arborescence de l utilisateur concerné. 17 P a g e R : read lire D : download télécharger W : write écrire E : edit = modifier La fenêtre affiche uniquement les dossiers auxquels l utilisateur a accès (droit de naviguer minimum). Les lettres R, D, W et E (lire, télécharger, écrire, modifier) vous permettent de connaître le droit de l utilisateur pour chaque dossier accessible. Comment créer un groupe et pourquoi? Un groupe est un conteneur contenant plusieurs utilisateurs. Celui-ci sert à simplifier les tâches d administration. Par exemple, si vous avez une vingtaine de commerciaux et que vous souhaitez partager un ou plusieurs dossiers avec l ensemble du service commercial, vous pouvez créer un groupe «Service commercial» et y ajouter les comptes utilisateurs de vos commerciaux. Ainsi, quand vous partagerez le(s) dossier(s), que vous attribuerez les droits d accès et que vous ajouterez des alertes s, il suffira d indiquer le groupe «Service commercial», sans avoir à répéter à chaque fois la liste des différents utilisateurs qu il contient. En recréant votre hiérarchie interne avec des groupes, vous facilitez le partage et la diffusion des documents, et vous gagnez un temps précieux. Note : même si des droits d accès à un dossier sont attribués à un utilisateur par l intermédiaire de son groupe, vous pouvez les redéfinir en lui rajoutant (ou supprimant) des droits. 18 P a g e Rechercher un groupe existant Créer un nouveau groupe Groupes déjà créés Modifier le groupe Supprimer le groupe Pour accéder à la gestion des groupes, cliquez sur «Administration», puis sélectionnez l onglet «Groupe». Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton «Ajouter un groupe». Spécifiez le nom du groupe désiré, et cliquez sur «Ajouter», pour désigner des utilisateurs en tant que membres du groupe. Sélectionnez le ou les utilisateurs à ajouter dans le groupe via l icône. Les utilisateurs ajoutés sont visibles dans la colonne de droite. Cliquez sur un utilisateur sélectionné pour le supprimer de la sélection (il apparaît en rouge et son nom est barré lorsque vous le survolez avec la souris). Une fois que vous avez terminé de sélectionner les futurs membres du groupe, cliquez sur «Valider». 19 P a g e La fenêtre générale de création d un groupe vous affiche votre sélection d utilisateurs. Là encore, vous pouvez supprimer des membres en cliquant sur leur nom. Lorsque vous avez terminé votre sélection, cliquez sur «Sauvegarder». Gestion des droits Dans NetExplorer, il est possible de personnaliser les droits d accès pour chaque dossier, et pour chaque utilisateur/groupe. Pour accéder à la gestion des droits, effectuez un clic droit sur le dossier souhaité, puis cliquez sur «Propriétés» et sur l onglet «Droits d accès». Note : les droits définis par un utilisateur sont prioritaires à ceux définis pour son groupe. Le reste du temps, les droits sont cumulatifs (si l utilisateur est membre de plusieurs groupes ayant droits sur le dossier, les droits se cumulent). Mode simple En mode simple, vous n avez à administrer que trois droits, Lire Ecrire Inviter. Lire Lire le contenu des répertoires et les traverser, visualiser et télécharger les fichiers Ecrire Modifier le contenu (renommer, supprimer) et ajouter du contenu par envoi/création de fichiers/dossiers, copier/coller ou glisser/déposer Inviter Partagez un dossier avec des collaborateurs internes ou externes à la plateforme Passer en mode avancé Appliquer les droits aux sous dossiers Supprimer les droits 20 P a g e Appliquer les droits de tout le monde aux sous dossiers Ajouter des utilisateurs ou des groupes Mode avancé Si vous préférez gérer plus finement les
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