Guide Utilisateur Astianet Flip Book

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Service Communication - Juin 2017 2 Sommaire INTRODUCTION ............................................................................................................................................. 5 ASTIANET, UN PORTAIL D’ENTREPRISE .......................................................................................................... 7 LES ESPACES COLLABORATIFS ........................................................................................................................ 9 LES PROFILS UTILISATEURS .......................................................................................................................... 11 Service Communication - Juin 2017 3 Service Communication - Juin 2017 4 Introduction Astianet un nouveau canal de communication interne. Il favorise l’échange de l’information et facilite les travaux des équipes et services en misant sur la transversalité. Astianet est un point unique d’accès aux communications et documents institutionnels d’ASTIA. Il permet également de mettre en lumière les actions et travaux des équipes et collaborateurs ASTIA, quel que soit leur métier (groupes de travail, action du projet de service, remontée du terrain, projets, immobilier…). Son déploiement se déroule en plusieurs étapes afin de permettre à chacun de s’approprier l’outil. A chaque étape, le service communication est sur le terrain pour vous accompagner. 2017 Déploiement du Accompagnement de Mise en place des Tests avec des groupes contenu institutionnel l'ensemble des espaces pour chaque pilotes du travail de Citrix utilisateurs collectif "officiel" collaboratif 2018 Tests d'espaces de travail Déploiement d'espaces pour Arrêt du Flash info d'équipes pour les équipes qui tous les groupes de travail souhaitent être pilote 2019 Retrait des dossiers partagés sous Citrix Service Communication - Juin 2017 5 Service Communication - Juin 2017 6 Astianet, un portail d’entreprise Tous les collaborateurs Astia qui figurent dans l’annuaire d’entreprise (Active Directory) sont utilisateurs d’Astianet et y sont connectés dès l’ouverture de leur session Citrix. La page d’accueil est un Portail d’entreprise qui affiche les actualités d’Astia et des services ayant régulièrement des informations à diffuser à l’ensemble des collaborateurs (la Coordination Médico- technique, le service RH et le service Com’). C’est une interface institutionnelle, commune à chaque utilisateur. Cette page est également dotée d’un espace personnel qui reprend les informations principales des groupes auxquels l’utilisateur appartient (son site, ses instances, son service, ses groupes de travail…). Cette zone est donc personnalisée pour chaque collaborateur. 1. Un point d’entrée pour tous Astianet est LE point d’entrée du collaborateur lorsqu’il ouvre son poste de travail. Il est informé de la vie d’Astia en temps réel. C’est également le point d’accès aux principaux logiciels métiers : - Préventiel - GRA - Eurécia 2. Un annuaire d’entreprise Le répertoire est à disposition dès la page d’accueil, dans le menu latéral sous la rubrique « Annuaire ». Il recense tous les collaborateurs référencés sur l’Annuaire d’Entreprise du Service Informatique. Les noms et coordonnées des collaborateurs y sont toujours à jour. 3. Un moteur de recherche Astianet dispose d’un moteur de recherche intelligent. Ce moteur est capable d’indexer toutes les informations et de les restituer avec un filtrage par genre (Actualité, document pdf, Word…) Service Communication - Juin 2017 8 Les espaces collaboratifs 1. Qu’est-ce qu’un espace collaboratif ? C’est un espace de travail partagé en ligne, qui permet la diffusion d’informations en temps réel, la consultation et/ou l’échange de documents, la gestion de contenus, de projet, de tâches… Selon leur type, les espaces peuvent être ouverts à l’ensemble des collaborateurs, ou privés, c'est-à-dire réservés aux personnes autorisées, appelées « Membres » (par exemple, l’accès à l’espace du site Blagnac est réservé aux personnels basés sur Blagnac). Chaque espace est administré par un gestionnaire, qui aura pour but de faire vivre l’espace qui lui est attribué, mais également, créer l’arborescence de navigation de l’espace, tenir à jour les dossiers mis à disposition, donner de l’actualité sur son espace et définir les autorisations (liste des membres, accès aux dossiers, droit de modification/suppression…). 2. Les espaces collaboratifs d’Astianet Astianet dispose de 4 types d’espaces : Espaces Accès Gestionnaires Administrateur Instances Ouvert • BIMED : Loetitia Canal Service com’ • CE : Audrey Da Silva et Jean-Bernard Bourre • CHSCT : Audrey Hejoaka • CMT : Loetitia Canal • COMCOM : Julie Henry • COMEV : Sophie Marianne Dit Jaudou Services Ouvert • Adhérents : Sandy Letailleur Service com’ • Comptabilité : Nicole Carcy • Communication : Sophie Marianne Dit Jaudou et Julie Henry • Coordination médicotechnique : Loetitia Canal • Informatique : Nicole Carcy • Moyens Généraux : Nicole Carcy • Ressources Humaines : à définir Sites Privé • 36 ponts : assistante logistique Service com’ (réservés • Blagnac : hôtesse d’accueil aux • Delherm : assistante de site membres) • Etats-Unis : assistante de site • Gramont : assistante de site • Labège : assistante de site • Thibaud : assistante de site Service Communication - Juin 2017 9 Groupe de Au choix A définir dans chaque groupe de travail par le chef de Service com’ travail projet 3. La page promotionnelle Pour donner de la visibilité sur les travaux réalisés dans les espaces privés, une page d’information générale est mise à disposition. Cette page, dite page promotionnelle, s’affiche dès lors qu’un utilisateur clique sur un espace mais qu’il n’est pas autorisé à y accéder. Cette page lui permet d’avoir les renseignements principaux : - Type d’espace - Descriptif (par exemple : objectifs du groupe de travail…) - Communauté - Calendrier - Dernières actus du groupe Service Communication - Juin 2017 10 Les profils utilisateurs Il existe quatre rôles dans Astianet : •Accède au Portail d’entreprise •Rejoint les espaces ouverts et soumet une demande d’adhésion aux espaces privés qui l'intéresse Utilisateur •Consulte les pages promotionnelles des espaces privés •Accède aux profils des autres utilisateurs •Accède au contenu de l'espace privé dont il est membre •Consulte les dossiers de l'espace •Peut ajouter, modifier et télécharger les fichiers non verrouillés Membre •Peut écrire dans la page Wiki •Peut écrire dans le calendrier •Gère son espace (sauf l’Edition de la navigation) : création de l’arborescence, saisie des actualités, diffusion de photos… •Définit les autorisations d’accès aux dossiers et fichiers (droit de consultation, modification ou Gestionnaire d’ajout des fichiers). d'espace •Peut supprimer des fichiers de l’espace •Invite un utilisateur à rejoindre l’espace •Accepte des utilisateurs dans son espace •Gère la mise en page globale du site et ses pages •Administre les contenus et assure la modération des échanges •Administre les utilisateurs •Créer les espaces et définit les pages promotionnelles •Saisie les actualités institutionnelles Administrateur •Met en ligne les annonces •Veille au bon fonctionnement de la plateforme en lien avec le Service Informatique et le support de la plateforme •Assure une aide aux utilisateurs et aux gestionnaires d’espace Service Communication - Juin 2017 11
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