Guide utilisateur Partie Préparation de la paie

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MISE EN ŒUVRE, A PARTIR DU PROGICIEL HR ACCESS, DE GOSPEL Du Ministère de l Éducation Nationale de l Enseignement Supérieur et de la Recherche Guide utilisateur Partie Préparation de la paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc
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MISE EN ŒUVRE, A PARTIR DU PROGICIEL HR ACCESS, DE GOSPEL Du Ministère de l Éducation Nationale de l Enseignement Supérieur et de la Recherche Guide utilisateur Partie Préparation de la paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 0 - Historique Date Version Parties modifiées Motif 18/06/2007 V1.0 Création du document 10/09/2007 V1.1 Ajout du tableau des versions 12/2007 V1.3 Modifications Capti La validité des informations fournies dans ce document se limite à l état d avancement du projet pour la version VA 1.9 de l application GOSPEL (Septembre 2007). 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 1 - Table des matières Préparation de la paie...4 Description du processus - Informations...4 Objectifs...5 Description du processus - Éléments de paie...8 Éléments de paie courants : Éléments variables...9 Éléments de paie courants : Éléments fixes...13 Retenues sur salaire...17 Transports / Av. Nature...19 Mutuelles...21 Montants de référence...23 Autres éléments de paie...25 Informations bancaires...27 Modalités de calcul de paie...29 Cumuls...31 Visite guidée - Eléments de paie...34 Description du processus - Frais de déplacement...58 Frais de déplacement...59 Données présentes dans le dossier...61 Visite guidée - Frais de déplacement...64 Description du processus - Gestion collective...70 Mise à jour collective...71 Saisie de masse...73 Visite guidée - Gestion collective...76 Description du processus - Validation des saisies...82 Validation des saisies...83 Description du processus - Sélection paie à la demande / paie de correction...86 Procédures...87 Visite guidée - Sélection paie à la demande / paie de correction...90 Description du processus - Consultation des données...96 Consultations des données...97 Consultation des résultats de paie...99 Base de résultats de paie (1) Base des résultats de paie (2) : Visite guidée - Consultation des données Exercices - Préparation de la paie _men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 2 - 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 3 - Description du processus - Informations 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 4 - Description du processus Informations Objectifs La préparation de la paie consiste à effectuer les tâches suivantes : Saisir les données relatives aux éléments de paie et aux frais de déplacements Valider les informations saisies Ces deux tâches sont indispensables pour pouvoir ensuite lancer les calculs de paie. Une fois le calcul de paie terminé, il est possible de consulter les résultats de paie en cours et d accéder à la base des résultats de paie. Il est de plus prévu de pouvoir lancer des calculs de paie en cours de mois. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 5 - Description du processus Informations Rappel : Les rubriques de paie dans «gestion des structures Définition d un établissement» doivent être renseignées. Ces rubriques de paie se trouvent sur les liens : «options», «options de paie» et «éléments fixes collectifs». 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 6 - 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 7 - Description du processus - Éléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 8 - Description du processus Eléments de paie Éléments de paie courants : Éléments variables Lors de la Préparation de la paie, les éléments variables du dossier de paie de l agent doivent être renseignés. Les éléments variables sont des primes ou des indemnités ponctuelles qui seront supprimées en fin de mois, après la clôture de paie. Pour chaque élément variable il est nécessaire de saisir les informations suivantes : La rubrique. Le format : les 3 principaux formats que les utilisateurs auront à saisir sont des Montants, des Taux et des Quantités. La période d origine (mois au titre duquel l action donnant lieu au versement de l élément variable a été effectuée). Dans le cadre de régularisation de saisies, cette information est importante. Le format est du type AAMM. La période de paie (mois où l élément variable sera pris en compte en paie, par défaut c est le mois courant), cette information est capitale pour que l élément variable soit pris en compte dans le calcul de paie. Le format est du type AAMM. La date de valeur (la date de valeur correspond à la date au titre de laquelle l élément variable est payé : la date de valeur doit donc être comprise dans la période de paie, elle doit être impérativement renseignée en cas de Changement de Situation en Cours de Période [CSCP]). Le format est du type JJMMAA. Le numéro du contrat (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu il n y en a qu un). Les montants/taux : nombre ou base ; salarial ; patronal. D autres informations peuvent être renseignées mais ne sont pas indispensables pour la création de l élément variable : Le libellé (le libellé saisi remplacera alors le libellé standard de l élément variable). Le code de gestion associé. Exemple : Saisie d indemnités de vacances pour un contrat Maître au pair Les indemnités de vacances pour un contrat maître au pair correspondent à la rubrique IL6. Les champs à compléter au minimum sont : - Rubrique = «IL6» - Format = «Montant» - Les périodes et date de valeur - Le n du contrat maître au pair - Le montant 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc - 9 - Description du processus Eléments de paie Les différentes rubriques d éléments variables ne sont pas applicables à toutes les natures de contrat. Ainsi, il est nécessaire de veiller à la cohérence entre la nature de contrat et le type d EV saisi. Le tableau ci-dessous vous aidera à respecter cette cohérence. Tableau récapitulatif des EV saisissables en fonction du contrat Natures de contrat Contractuel payé à l heure (NT) Titulaire fonction publique (FP) Maître au pair (MP) Autres paiements (VA) Chômage (CH) Rubriques EV associées J01 à J24 J50 à J64 L70 à L72 J01 à J24 J50 à J64 L31 EXT (Montant taxe sur salaire pour un «poste gagé») IL6 (Indemnités vacances) J66 à J69 L27 à L30 L70 à L72 L32 (si la case «Médecin» est cochée sur le contrat) J40 à J42 L40 et L41 DC0 (Taux réduit CSG) Formats EV Quantité Quantité Quantité Quantité Quantité Montant Montant Montant Montant Montant Quantité Montant Quantité Taux Taux Certains types d éléments variables peuvent cependant être saisis quel que soit la nature du contrat : ils concernent le calcul d indemnités, le versement d acompte ou les montants de saisie. Ces EV sont répertoriés dans le tableau suivant : 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie Tableau récapitulatif des EV saisissables non associés à une nature de contrat Rubriques EV Format EV Commentaires particulières L07 Montant Indemnités pour suivi des apprentis PTM Montant Réservé à la saisie des indemnités transport en province SNI Montant Permet de forcer le montant maximum d une saisie VB4 Montant Montant d un acompte (Après une paie d acompte, la rubrique VB5 sera alimentée automatiquement) ILA Montant Indemnité de congé liée à une démission ILB Montant Indemnité de licenciement soumise ILC Montant Indemnité de licenciement non soumise Enfin, certains éléments variables sont alimentés automatiquement par l application et ne doivent donc être ni saisis, ni modifiés, ni supprimés par le gestionnaire. Tableau récapitulatif des EV alimentés automatiquement (Ces EV ne doivent en aucun cas être saisis, modifiés ou supprimés par le gestionnaire) Rubriques EV Format EV Commentaires alimentées automatiquement VB5 Montant Cette rubrique est alimentée après une paie d acompte. Elle sert à reprendre lors de la prochaine paie l acompte versé. USD et USE Montant Ces rubriques servent à régulariser des taxes sur salaires. MG1 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG1 MG2 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG2 MG3 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG3 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie Éléments de paie courants : Éléments fixes Les éléments fixes sont les éléments individuels du dossier de l agent, ils sont déclenchés tous les mois. Chaque élément fixe du dossier de paie de l agent doit contenir les informations suivantes : La date de début (format JJMMAA) La rubrique. Le format. Le numéro du contrat. Les montants : nombre ou base ; salarial : patronal. Tout comme pour les éléments variables, il est possible de saisir des informations supplémentaires qui ne sont pas indispensables à la création de l élément : La date de fin (format JJMMAA) Le code de gestion. Exemple : Saisie d un élément fixe «GRETA HP 4» pour un titulaire fonction publique (FP) L élément fixe «GRETA HP 4» pour un contrat titulaire fonction publique correspond à la rubrique J55. Les champs à compléter au minimum sont : - Les dates de début et de fin - Rubrique = «J55» - Format = «Quantité» - Le contrat concerné si l agent est en multi contrat - La quantité 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie - Les différentes rubriques d éléments fixes ne sont pas applicables à toutes les natures de contrat. Ainsi, il est nécessaire de veiller à la cohérence entre la nature de contrat et le type d EF saisi. Le tableau ci-dessous vous aidera à respecter cette cohérence. Tableau récapitulatif des EF saisissables en fonction du contrat Natures de contrat Contractuel payé à l heure (NT) Titulaire fonction publique (FP) Maître au pair (MP) Autres paiements (VA) Chômage (CH) Rubriques EF associées J01 à J24 J50 à J64 L70 à L72 J01 à J24 J50 à J64 L31 EXT (Montant taxe sur salaire pour un «poste gagé») IL6 (Indemnités vacances) J66 à J69 L27 à L30 L70 à L72 L32 (si la case «Médecin» est cochée sur le contrat) J40 à J42 L40 et L41 DC0 (Taux réduit CSG) Formats EF Quantité Quantité Quantité Quantité Quantité Montant Montant Montant Montant Montant Quantité Montant Quantité Taux Taux Certains types d éléments variables peuvent cependant être saisis quel que soit la nature du contrat : ils concernent le calcul d indemnités, le versement d acompte ou les montants de saisie. Ces EF sont répertoriés dans le tableau suivant : 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie Tableau récapitulatif des EF saisissables non associés à une nature de contrat Rubriques EF Format EF Commentaires particulières L07 Montant Indemnités pour suivi des apprentis PTM Montant Réservé à la saisie des indemnités transport en province SNI Montant Permet de forcer le montant maximum d une saisie VB4 Montant Montant d un acompte (Après une paie d acompte, la rubrique VB5 sera alimentée automatiquement) ILA Montant Indemnité de congé liée à une démission ILB Montant Indemnité de licenciement soumise ILC Montant Indemnité de licenciement non soumise Enfin, certains éléments variables sont alimentés automatiquement par l application et ne doivent donc être ni saisis, ni modifiés, ni supprimés par le gestionnaire. Tableau récapitulatif des EF alimentés automatiquement (Ces EF ne doivent en aucun cas être saisis, modifiés ou supprimés par le gestionnaire) Rubriques EF Format EF Commentaires alimentées automatiquement VB5 Montant Cette rubrique est alimentée après une paie d acompte. Elle sert à reprendre lors de la prochaine paie l acompte versé. USD et USE Montant Ces rubriques servent à régulariser des taxes sur salaires. MG1 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG1 MG2 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG2 MG3 Montant Régularisation automatique sur la mutuelle MG3 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie Retenues sur salaire La création de retenues sur salaire nécessite la saisie des informations suivantes : Le numéro de contrat (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu il n y en a qu un). La rubrique de paie (type de la retenue) : o Saisie arrêt trésor public. o Saisie arrêt jugement. o Saisie arrêt divorce. o Saisie arrêt exécutoire. o Saisie arrêt trop perçu. La référence de la retenue. La priorité (ne doit être saisie que si l agent a en même temps deux retenues, afin de déterminer laquelle des deux sera prélevée en priorité). La date de début (la date de fin de prélèvement n est pas nécessaire). Le montant de la retenue. Le solde de la retenue s il est différent du montant initial. Une fois la création effectuée, la gestion de la retenue sur le salaire de l employé se fait automatiquement. Exemple 1 : gestion des priorités dans le cas où l agent a deux retenues L agent en question a deux saisies en cours: - Une saisie Saisie arrêt jugement avec une priorité «1» - Une saisie Trésor public avec une priorité «2» Lors du lancement de la paie, la Saisie arrêt jugement sera prioritaire sur la saisie Trésor public . Exemple 2 : cas d un agent avec une personne à charge L agent en question a une Saisie arrêt jugement en cours. Ce même agent a une personne à charge (Ascendant avec des ressources inférieure au RMI). Ceci signifie que, pour la personne à charge, la case «En cas de saisie/arrêt» est cochée. (Cf. menu GA/Informations sur le personnel/informations personnelles). Lors du lancement de la paie, les seuils de calcul de la retenue seront augmentés du montant correspondant à 1 personne à charge. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie Transports / Av. Nature La saisie d un type de transport dans le dossier d un agent, nécessite de connaître les informations suivantes : La date de début d utilisation de ce transport (la date de fin n est pas nécessaire). Le type de transport : remboursement de la carte orange (abonnement Carte Orange annuelle ou mensuelle, zones de validités de la carte orange) et équivalent pour la province. Remarque : les remboursements «transport» pour la province se font dans les éléments fixes avec la rubrique PTM. Le numéro de contrat auquel est lié le transport (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu il n y en a qu un). Les avantages en nature concernent uniquement les maîtres au pair. Pour saisir un avantage en nature dans le dossier d un agent il faut connaître : La date de début (la date de fin n est pas obligatoire). Le type d avantage : lié au logement ou à la nourriture. Le montant. Le numéro du contrat (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu il n y en a qu un). Exemple de transport : remboursement de la carte orange Cas d un agent possédant une carte orange annuelle zones 1-3 (rubrique A13). Sur son bulletin mensuel, l agent aura une indemnité correspondant à 1/12 du coût annuel de la carte. Exemple d avantage en nature : l avantage logement Cas d un agent maître au pair ayant un avantage logement de 200 euros mensuel depuis le 1 er Janvier Lors de la saisie de l avantage, le type d avantage sera «LOG», le montant «200» et la date de début sera «010107». La date de fin n est pas obligatoire. Dans le cas d un agent en multi contrat, il sera important de vérifier que le numéro de contrat associé à l avantage est bien celui d un contrat maître au pair (MP). 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie Mutuelles Pour ajouter une mutuelle dans le dossier de l agent il faut saisir : La date de début (la date de fin du contrat n est pas obligatoire). Le type de contrat de mutuelle (MAGE ou MGEN). Le numéro d adhérent à la mutuelle (facultatif). Le numéro du contrat auquel est lié le contrat de mutuelle (alimenté par défaut par le contrat en vigueur, lorsqu il n y en a qu un). Si le conjoint de l agent est affilié à la même mutuelle il faudra saisir les informations le concernant. Les différentes mutuelles sont : - MG1 : MGEN couverture complète avec une affectation en métropole - MG2 : MGEN couverture partielle avec une affectation en métropole ou dans les DOM - MG3 : MGEN couverture complète avec une affectation dans les DOM - MA1 : MAGE option économique - MA2 : MAGE option optimale - MA3 : MAGE avec seulement la prévoyance Exemple : Agent inscrit en 2007 à la MGEN 1 ayant un conjoint et un enfant adhérents à la mutuelle. Lors de la saisie de la mutuelle pour l agent : - Date de début = «010107» - Date de fin = «311207» - Mutuelle = «MG1» - N d adhérent si celui-ci est connu - N du contrat auquel la mutuelle est rattachée Pour le conjoint, il faut cliquer sur le lien hypertexte «Conjoint», compléter ses informations personnelles, cocher la case «Adhésion à la MGEN» et indiquer du «010107» au «311207». Pour l enfant, aller dans Gestion Administrative/Informations sur le personnel/informations personnelles. Dans la partie «Enfants-parents», ajouter les informations personnelles de l enfant, cocher la case «Adhésion à la MGEN» et indiquer du «010107» au «311207». Lors du lancement de la paie, les cotisations de l agent, du conjoint et de l enfant apparaitront sur le bulletin. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie Montants de référence Cette page permet de visualiser et de mettre à jour les montants de référence de l agent. Il s agit des salaires de référence utilisés dans le calcul des IJSS. Remarque : Le montant de référence utilisé dans le calcul des IJSS (maladie, congé d'adoption, maternité, paternité) est la moyenne des 3 derniers mois, pour les accidents de travail et les maladies professionnelles il s'agit du dernier mois. Dans le cas des agents qui ont des absences IJSS lors des 3 premiers mois de démarrage de l application il faut leur saisir les 3 derniers mois de salaires (exemple si démarrage au 01/01/2008, saisir les salaires de référence des mois d octobre, novembre et décembre 2007) Les montants de référence sont mis à jour automatiquement en fin de mois après la clôture de paie. En cas de reprise et/ou ajustement, les éléments à saisir sont les suivants : Le code la rubrique de paie contenant le salaire de référence : o WIG : Salaire de référence Maladie o WIH : Salaire de référence Maternité / Paternité o WII : Salaire de référence Accident du travail / Maladie professionnelle La période de paiement du salaire de référence (format MTAAAAMM) Le montant du salaire de référence. Le numéro du contrat. Remarque : La saisie des montants de référence par le gestionnaire est une opération rare puisque les montants de références sont automatiquement alimentés à la clôture de chaque paie. Elle peut cependant être nécessaire si par exemple un agent avec un nouveau contrat est absent et qu il n est jamais passé en paie : le calcul des IJSS dues à l absence ne pourra être effectué qu après saisie du montant de référence correspondant. 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie 5_men_PreparationDeLaPaie_v1.3.doc Description du processus Eléments de paie Autres éléments de paie Utilisez cette page pour saisir des éléments variables sur régularisations et enregistrer des commentaires à afficher sur le bulletin de paie de l'agent. Saisir des commentaires Utilisez cet onglet pour saisir des commentaires à afficher sur le bulletin de paie de l'agent. Vous pouvez saisir au maximum 4 lignes. Précisez l'identifiant du contrat de l'agent. Le commentaire que vous saisissez sera supprimé à la clôture de paie, lors de la mise
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