INSTRUCTIONS ADMINISTRATIVES AUX EMPLOYEURS ONSS

of 25
9 views
PDF
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Document Description
OFFICE NATIONAL DE SÉCURITÉ SOCIALE INSTITUTION PUBLIQUE DE SÉCURITÉ SOCIALE INSTRUCTIONS ADMINISTRATIVES AUX EMPLOYEURS ONSS O N S S Trimestre : L'établissement de la DmfA Table des matières Introduction...6
Document Share
Document Transcript
OFFICE NATIONAL DE SÉCURITÉ SOCIALE INSTITUTION PUBLIQUE DE SÉCURITÉ SOCIALE INSTRUCTIONS ADMINISTRATIVES AUX EMPLOYEURS ONSS O N S S Trimestre : L'établissement de la DmfA Table des matières Introduction...6 Dmfa et Capelo... 7 Directives pour compléter les déclarations...8 Principes généraux de la dmfa et une comparaison avec la déclaration antérieure...9 Principes généraux de la DmfA La DmfA et la déclaration antérieure a La ligne travailleur et les lignes d'occupation La ligne travailleur La ligne d'occupation...18 Divers La déclaration des données salariales...38 Code de rémunération...39 Fréquence de paiement de la prime Pourcentage de la rémunération sur base annuelle Rémunération...47 La déclaration des données relatives aux prestations...48 Mode de déclaration des prestations des travailleurs...49 Codification des données relatives au temps de travail...55 Déclaration de données relatives à l'ensemble de l'entreprise Retenue sur le double pécule de vacances du secteur privé et sur le pécule de vacances du secteur public...62 Cotisation de 8,86 % sur les pensions extra-légales...63 Participation aux bénéfices...64 Véhicule de société Les réductions de cotisations...66 Etudiants pour qui la cotisation de solidarité est due Cotisations travailleurs statutaires licenciés...68 Déclaration des cotisations dues par les travailleurs victimes d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle...69 Nature de l'indemnité...71 Taux d'incapacité Montant de l'indemnité...73 Informations statistiques...74 Introduction...75 Calcul du nombre de travailleurs occupés en fin de trimestre...76 Banque-carrefour des entreprises - numéro unique d'entreprise et d'unité d'établissement Formalités dans le cadre de la déclaration multifonctionnelle Répartition selon l'activité économique - codes nace-bel Informations complémentaires...81 Indication intérimaire - occasionnel dans l'horeca ...82 Spécifique au secteur de la construction Mesures du secteur non marchand...84 Exclusion Capelo Donnée utile pour le contrôle d'une obligation...86 Capelo Déclaration des données de l'occupation relatives au secteur public Principes généraux Dates de début et de fin de la ligne de données de l'occupation relatives au secteur public...90 Type d'institution du secteur public Catégorie de personnel du secteur public Dénomination du grade ou de la fonction...94 Rôle linguistique...95 Nature du service Caractère de la fonction Motif de fin de la relation statutaire ou indication d'un changement de statut...99 Le traitement barémique Principes généraux Dates de début et de fin de la ligne de traitement barémique Date de prise de rang dans l'ancienneté pécuniaire Référence de l'échelle de traitement Montant du traitement barémique Nombre d'heures par semaine Nombre d'heures par semaine - traitement barémique complet Les suppléments de traitement Principes généraux Dates de début et de fin de la ligne de supplément de traitement Référence du supplément de traitement Montant de base du supplément de traitement Pourcentage du supplément de traitement Nombre d'heures ou de prestations Montant du supplément de traitement Extension de codifications existantes Introduction Nouvelles Mesures de réorganisation du temps de travail Les nouvelles «Données de temps de travail» Le nouveau code rémunération...135 28/02/2013 Instructions administratives - L'établissement de la DmfA 5 Introduction 28/02/2013 Instructions administratives - L'établissement de la DmfA 6 Dmfa et Capelo Les employeurs trouveront ici les explications leur permettant de compléter la DmfA. Il s'agit précisément de l'exposé des données qui doivent être communiquées dans la déclaration et des principes qui régissent cette dernière. Cet exposé est donc précieux quelle que soit la manière dont la déclaration est complétée. I y a deux manières fondamentalement différentes de faire une déclaration. Les employeurs qui occupent de nombreux travailleurs ou les organismes qui doivent faire un grand nombre de déclarations (secrétariats sociaux, bureaux de software,...) peuvent faire ces déclarations via file transfer. Vous trouverez dans le glossaire un exposé technique spécifique à ce type de déclaration. Les petits employeurs peuvent faire leur déclaration (https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/ applics/dmfa/index.htm) via internet. Cette application interactive offre une aide en ligne que vous pouvez utiliser pendant que vous remplissez la déclaration. A partir du 1er trimestre 2011, trois nouveaux blocs de données viendront enrichir la DmfA. Il s agit du bloc Données de l occupation relatives au secteur public , sous lequel se placera le bloc Traitement barémique , en dessous duquel il y aura le bloc Supplément de traitement . Ces blocs contiendront une série de données qui sont nécessaires pour établir les droits et calculer les montants des pensions dans les régimes du secteur public, plus particulièrement les données concernant les tantièmes (dénominateurs des fractions de carrière) et celles relatives aux traitements qui servent de base au calcul de la pension. Les nouvelles données, ajoutées à celles qui sont déjà présentes dans la DmfA, alimenteront la base de données des carrières pour le secteur public et fourniront les éléments du dossier électronique de pension dans le secteur public. Les nouveaux blocs ne sont obligatoires que pour les employeurs qui font partie du champ d application de Capelo, c est-à-dire les employeurs qui occupent du personnel susceptible d ouvrir un droit à la pension de retraite dans un régime de pension du secteur public ou qui ont confié tout ou partie de la gestion de leurs dossiers de pension au Service des Pensions du Secteur Public (SdPSP). Par personnel susceptible d ouvrir un droit à la pension de retraite dans un des régimes de pension du secteur public , on entend le personnel nanti d une nomination définitive ou d une nomination y assimilée ET le personnel temporaire ou contractuel susceptible d obtenir une telle nomination dans le courant de sa carrière. Par conséquent, hormis cas exceptionnel explicitement prévu, les employeurs du secteur privé ne sont pas concernés par ces nouveaux blocs. Ils doivent dès lors continuer à introduire leurs déclarations DmfA sans les blocs précités. Par contre, pour les employeurs du champ d application de Capelo, les blocs Données de l occupation relatives au secteur public et Traitement barémique sont obligatoires. Le bloc Supplément de traitement reste optionnel. 28/02/2013 Instructions administratives - L'établissement de la DmfA 7 Directives pour compléter les déclarations 28/02/2013 Instructions administratives - L'établissement de la DmfA 8 Principes généraux de la dmfa et une comparaison avec la déclaration antérieure 28/02/2013 Instructions administratives - L'établissement de la DmfA 9 Principes généraux de la DmfA La notion de trimestre La Dmfa concerne toujours un trimestre déterminé. En ce qui concerne les travailleurs payés par mois civil, le trimestre O.N.S.S. correspond au trimestre civil. Pour les travailleurs payés suivant une périodicité différente (par exemple, à la semaine ou toutes les quatre semaines), une période de paie ne peut pas empiéter sur deux trimestres. Pour ces travailleurs, on entend par trimestre, la période couverte par les paies dont le jour de clôture se situe dans un même trimestre civil. Exemple: un travailleur payé à la semaine dont la dernière période de paie se clôture le 27 mars Les rémunérations relatives à la période du 28 au 31 mars 2010 seront mentionnées dans la déclaration afférente au deuxième trimestre En dérogation à ce qui précède, le quatrième trimestre de l'année prend toujours fin le 31 décembre de cette année et le premier trimestre de chaque année commence le 1er janvier de cette année. Exemple: un travailleur payé à la semaine dont la dernière période de paie se clôture le 27 décembre. Les rémunérations relatives à la période du 28 au 31 décembre seront mentionnées dans la déclaration afférente au quatrième trimestre. La notion de journée de travail Le nombre de journées de travail doit être renseigné, pour chaque travailleur, sur la déclaration trimestrielle. Cette mention est importante pour diverses raisons telles que, par exemple, l'octroi de la réduction harmonisée, le calcul des cotisations dues pour les travailleurs pour lesquels des rémunérations forfaitaires journalières sont prises en considération,.... Ne peuvent être mentionnées comme journées de travail sur les déclarations trimestrielles que les journées suivantes: - les journées effectivement consacrées au travail - les journées non consacrées au travail, mais pour lesquelles l'employeur paye une rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale (par exemple, les jours fériés, les jours de petit chômage, les jours de vacances légales et complémentaires des employés, etc.) - les journées de repos compensatoire autres que les journées de repos compensatoire dans la construction - les journées de vacances légales pour les ouvriers (=les jours couverts par un chèque de vacances délivré par une caisse officielle de vacances. Des codes spécifiques sont prévus pour la déclaration des journées de travail. Pour les apprentis, les marins pêcheurs et les travailleurs à domicile, des règles particulières doivent être appliquées pour le calcul des journées de travail. La notion de déclaration multifonctionnelle Déclaration multifonctionnelle signifie que la déclaration ne se limite pas au simple calcul correct des cotisations de sécurité sociale dues. Ces données sont également utilisées par les institutions chargées du paiement des prestations de sécurité sociale (assurance-maladie, chômage, pensions, accidents du travail, maladies professionnelles, allocations familiales et vacances annuelles des ouvriers). Afin de rencontrer ces nombreux objectifs, toutes les données salariales et de temps de travail, indispensables aux différents utilisateurs de la DmfA, ont été analysées, puis elles ont été réparties entre une série de codes fonctionnels en partant du principe que les données qui seront traitées de manière identique par tous les utilisateurs sont regroupées sous un même code. Cette manière de procéder a permis de maintenir le nombre de codes à un niveau relativement bas. Il importe dès lors tout particulièrement que vous suiviez le plus correctement possible les instructions. 28/02/2013 Instructions administratives - L'établissement de la DmfA 10 En effet, si l'attribution d'un code inexact pour une rémunération ou des prestations n'influe pas nécessairement sur le montant des cotisations de sécurité sociale, ce code inexact peut léser gravement les travailleurs dans le urs droits sociaux. 28/02/2013 Instructions administratives - L'établissement de la DmfA 11 La DmfA et la déclaration antérieure a 2003 Le principe qui sous-tend la déclaration trimestrielle DmfA est celui d'une déclaration sans relevés du personnel ni cadres comptables. Toutes les données sont communiquées au niveau du travailleur et le calcul des cotisations (y compris celui des cotisations spéciales) s'opère également à ce niveau. Dès lors, par employeur, un travailleur n'est identifié qu'une seule fois par trimestre. La déclaration se fera toujours par voie électronique. Différents canaux seront mis à disposition (par exemple, un système de transfert de fichier (FTP) accessible aux personnes chargées d'introduire les déclarations d'un grand nombre d'employeurs ou de travailleurs et une application Internet pour les employeurs de moindre dimension). LA STRUCTURE DE LA DMFA SE PRÉSENTE COMME SUIT: - Une déclaration par employeur incorporant tous les travailleurs. - Toutes les données sont regroupées par travailleur, celui-ci n'est dès lors identifié qu'une seule fois. - Une ligne travailleur par travailleur. C'est à ce niveau que les cotisations sont calculées pour ce travailleur et que doivent être mentionnées un certain nombre de données valables pour l'ensemble du trimestre. Il ne faudra utiliser plusieurs lignes travailleur que dans le cas relativement exceptionnel où plusieurs taux de cotisation sont à appliquer pour un travailleur (par exemple, un ouvrier devient employé en cours de trimestre, un apprenti agréé devient ouvrier, l'employeur change d'activité). - Le cas échéant, plusieurs lignes d'occupation seront requises par ligne travailleur (exemples : un travailleur passe d'un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel, un travailleur à temps partiel (80 %) réduit ses prestations à 50 %). LA DÉCLARATION O.N.S.S. ANTÉRIEURE À 2003 PRÉSENTAIT, TRÈS SCHÉMATIQUEMENT, LA STRUCTURE SUIVANTE : - Une déclaration par activité d'employeur (identifiée à partir de l'indice de catégorie); - Un certain nombre de relevés du personnel (ouvriers, employés, prépensionnés,...) par activité de l'employeur; - Les travailleurs, par relevé du personnel; - Eventuellement plusieurs lignes par travailleur. Aperçu schématique de quelques différences importantes DmfA Déclaration-O.N.S.S. antérieure à 2003 Une déclaration par employeur Une déclaration par indice d'employeur Cotisations calculées individuellement par Cotisations calculées sur les données totalisées travailleur dans un cadre comptable Un travailleur est déclaré une seule fois. Un travailleur est déclaré par relevé du personnel. Si, en cours de trimestre, le travailleur possède Si, en cours de trimestre, le travailleur possède plusieurs qualités (ouvrier, employé, rémunéré au plusieurs qualités (ouvrier, employé, rémunéré pourboire,...) la distinction à opérer doit l'être au au pourboire,...) le travailleur est mentionné sur niveau de la ligne travailleur plusieurs relevés du personnel Par voie électronique Par voie électronique ou sur support papier EXEMPLE: Un travailleur fournit, auprès d'un employeur, des prestations à temps partiel jusqu'au 30 avril en qualité d'ouvrier. A partir du 1 er mai, le même employeur l'engage comme employé. Le 1er juin, son contrat de travail est converti en contrat à temps plein. Dans la déclaration-o.n.s.s. antérieure à 2003, les éléments suivants sont déclarés pour ce travailleur: - Avril: les données d'identification du travailleur, les rémunérations et les prestations sont mentionnées sur le relevé du personnel Ouvriers . Ces rémunérations sont reportées en même temps que les rémunérations des autres ouvriers au cadre comptable. Ensuite, les cotisations sont calculées sur ces montants. Si l'employeur a droit à une réduction des cotisations, cette réduction est traitée au niveau du cadre comptable déductions des cotisations . - Mai-juin: les données d'identification du travailleur, les rémunérations et les prestations sont mentionnées sur le relevé du personnel Travailleurs intellectuels . 28/02/2013 Instructions administratives - L'établissement de la DmfA 12 Deux lignes sont utilisées car les rémunérations et les prestations afférentes aux prestations à temps partiel et à temps plein doivent être déclarées séparément. Les rémunérations de toute la période mai-juin sont totalisées (en même temps que les rémunérations des autres employés) dans le cadre comptable, puis les cotisations sont calculées. Si l'employeur peut prétendre à une réduction de cotisations, cette réduction est traitée dans le cadre comptable Déductions des cotisations . Dans la déclaration DmfA, les données déclarées pour ce travailleur sont les suivantes: - Le travailleur est identifié une fois en tant que personne. - Deux lignes travailleur sont prévues, une première pour ses prestations d'ouvrier et une seconde pour ses prestations en qualité d'employé (en effet, les cotisations ne sont pas identiques). - Les données de rémunération et de prestations pour la période d'occupation comme ouvrier (avril) sont déclarées sur une ligne d'occupation. Les cotisations dues pour cette période (et les réductions éventuelles y afférentes) sont calculées sur ces rémunérations. - Les données de rémunération et de prestations pour la période d'occupation en qualité d'employé (mai-juin) sont scindées en deux lignes d'occupation. Les cotisations dues sont calculées pour toute la période (en effet, dans le cas des employés, les cotisations sont identiques pour les prestations à temps plein et à temps partiel). Il ressort de l'exemple que le principe de la déclaration est basé sur l'utilisation de lignes travailleur et, au niveau de ces lignes travailleur, de lignes d'occupation. Les principes qui en régissent l'utilisation sont exposés en détail ci-après. 28/02/2013 Instructions administratives - L'établissement de la DmfA 13 La ligne travailleur et les lignes d'occupation Chaque travailleur n'est identifié qu'une seule fois en tant que personne dans la DmfA. (En principe toutes les personnes occupées par un employeur qui ont été déclarées par lui via Dimona sont reprises dans son registre électronique du personnel. Lors de l'établissement d'une déclaration via internet, l'employeur voit dès lors apparaître toutes ces personnes qui ne doivent donc plus être de nouveau identifiées). L'identification d'un travailleur est basée sur son numéro d'identification de sécurité sociale (NISS). Par travailleur, une ligne travailleur doit toujours être utilisée. C'est à ce niveau que les cotisations sont calculées. Plusieurs lignes travailleur doivent être utilisées si différents taux sont applicables au travailleur au cours du trimestre (voir ci-après). Une ou plusieurs lignes d'occupation doivent être utilisées par ligne travailleur. La ligne d'occupation est la zone où les données de rémunération et de temps de travail sont collectées. 28/02/2013 Instructions administratives - L'établissement de la DmfA 14 La ligne travailleur Tel que précisé, il y a toujours une ligne travailleur par travailleur. C'est uniquement lorsque le travailleur change de catégorie d'employeurs au cours du trimestre (c.-à-d. lorsque l'employeur change d'activité pendant le trimestre ou, dans le cas d'un employeur qui exerce plusieurs activités, lorsque le travailleur est définitivement transféré d'une activité à l'autre) ou lorsque le code travailleur change (c'est-à-dire si les cotisations diffèrent), qu'il faut établir plusieurs lignes travailleur. Dans ce cas les données requises devront être mentionnées par ligne travailleur. En substance, la ligne travailleur représente le niveau auquel les cotisations de sécurité sociale sont calculées. Cela implique que même lorsque les données LATG doivent être ventilées plus en détail au cours du trimestre, les cotisations sont calculées sur le total des rémunérations ayant trait à une ligne travailleur. Les données suivantes ne sont à mentionner qu'une seule fois par ligne travailleur, même lorsque cette ligne travailleur nécessite l'utilisation de plusieurs lignes d'occupation. La catégorie d'employeurs et le code travailleur La catégorie d'employeurs est attribuée par l'onss et permet de distinguer les employeurs suivant leurs obligations déterminées en fonction des caractéristiques propres à l'activité exercée. Cette subdivision s'explique par le fait que, dans la majorité des cas, les taux de cotisations appliqués varient (en général il s'agit de cotisations propres au secteur pour les fonds de sécurité d'existence). On trouve de plus amples informations sur certaines catégories d'employeur ci-dessous. Le code travailleur permet de déterminer les cotisations dues pour le travailleur. Dès lors, les codes travailleurs sont différents pour les employés, les ouvriers, les apprentis, les travailleurs rémunérés au pourboire,... Date de début et de fin du trimestre Il s'agit de la date de début et de fin du trimestre, à ne pas confondre avec la date de début et de fin de la ligne d'occupation. Ces dates ont toujours trait au trimestre complet. Cela implique que même lorsque le travailleur entre en service au cours du trimestre, la date de début devra correspondre à la date de début du trimestre, et non pas la date à
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks
SAVE OUR EARTH

We need your sign to support Project to invent "SMART AND CONTROLLABLE REFLECTIVE BALLOONS" to cover the Sun and Save Our Earth.

More details...

Sign Now!

We are very appreciated for your Prompt Action!

x