INSTRUCTIONS ADMINISTRATIVES AUX EMPLOYEURS ONSS

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OFFICE NATIONAL DE SÉCURITÉ SOCIALE INSTITUTION PUBLIQUE DE SÉCURITÉ SOCIALE INSTRUCTIONS ADMINISTRATIVES AUX EMPLOYEURS ONSS O N S S Trimestre : La notion de rémunération Table des matières Description....
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OFFICE NATIONAL DE SÉCURITÉ SOCIALE INSTITUTION PUBLIQUE DE SÉCURITÉ SOCIALE INSTRUCTIONS ADMINISTRATIVES AUX EMPLOYEURS ONSS O N S S Trimestre : La notion de rémunération Table des matières Description Cas spécifiques...6 Montants payés à l'occasion de la fin du contrat de travail Pécule de vacances Avantages en nature Remboursements de frais Le remboursement de frais de déplacement du domicile au lieu de travail et véhicule de société Titres-repas...18 Caractère rémunératoire...19 Cumul avec un restaurant d'entreprise Chèques culture/sport...22 Cadeaux / chèques-cadeaux...23 Compléments avantages sociaux Libéralités...26 Avantages tarifaires...27 Participation aux bénéfices / actions / options sur actions Plan PC privé Primes uniques d'innovation...30 Avantages non récurrents liés aux résultats...31 Eco-chèques Autres exclusions...33 Description La notion de rémunération est une notion importante dans la sécurité sociale, parce que la rémunération brute du travailleur est la base sur laquelle les cotisations sont calculées. La notion de rémunération est déterminée par l'article 2 de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs et a été élargie ou restreinte à plusieurs reprises par arrêté royal. La plupart de ces extensions et exclusions sont reprises à l'article 19 de l'arrêté royal du 28 novembre Desciption générale Est considéré comme rémunération, tout avantage en espèces ou évaluable en argent: - que l'employeur alloue au travailleur en contrepartie de prestations exécutées dans le cadre du contrat de travail ou, - auquel le travailleur a droit en raison de son engagement, à charge de l'employeur, soit directement, soit indirectement (par exemple, pourboire ou service, somme payée par un Fonds de sécurité d'existence). La notion à charge de l'employeur signifie aussi bien directement à charge de l'employeur, c'est-à-dire dans les cas où l'employeur octroie directement l'avantage au travailleur, qu'indirectement à charge de l'employeur. Dans ce second cas, sont visées tant les situations où un avantage octroyé au travailleur par un tiers est facturé par ce dernier à l'employeur même (par exemple, les primes de fin d'année versées par un fonds de sécurité d'existence) que les situations dans lesquelles l'employeur, bien qu'il ne supporte pas le coût financier de l'avantage, est la personne vers laquelle le travailleur doit se tourner lorsqu'il n'a pas reçu l'avantage (par exemple, lorsqu'une société belge reçoit de sa maison mère installée à l'étranger un montant à répartir entre ses travailleurs). En principe, les cotisations sont donc calculées sur: - les avantages dus au travailleur en contrepartie du travail exécuté dans les liens d'un contrat de travail; - les avantages dont le paiement au travailleur résulte: - de la loi; - d'une convention individuelle écrite ou verbale; - d'un règlement ou d'une convention conclue au sein de l'entreprise; - d'une convention collective conclue au sein du Conseil national du Travail, d'une commission ou d'une sous-commission paritaire ou de tout autre organe paritaire (rendue ou non obligatoire par arrêté royal); - de l'usage; - d'un engagement unilatéral; - d'un statut, en ce qui concerne les travailleurs du secteur public. Concrètement, ceci signifie que les cotisations de sécurité sociale ne sont pas seulement dues sur la rémunération brute proprement dite, mais également sur de nombreux autres avantages. Un certain nombre de ceux-ci sont énumérés ci-après. Il va de soi qu'il ne s'agit ici que d'une énumération donnée à titre indicatif et qui ne prétend nullement être exhaustive. Enumération d'un nombre d'avantages: - les salaires, appointements ou traitements proprement dits; - le sursalaire (des heures supplémentaires); - le montant correspondant aux avantages en nature; - les commissions; - le pourboire ou le service prévu lors de l'engagement ou imposé par l'usage. Dans certains cas, ceux-ci sont remplacés par des montants forfaitaires légaux; - les avantages dont l'octroi ne découle ni d'une convention, ni d'un règlement, ni de l'usage, ni d'un statut, mais qui sont accordés en contrepartie du travail exécuté, sans qu'il faille chercher un autre fondement juridique à l'octroi de ces avantages; 19/01/2011 Instructions administratives - La notion de rémunération 4 - les gratifications, primes, indemnités de toute nature, les participations aux bénéfices et tous les autres avantages attribués en contrepartie du travail effectué ou en vertu d'une convention, d'un règlement, d'un usage ou d'un statut; - le salaire des jours fériés légaux et des jours de remplacement des jours fériés légaux coïncidant avec un dimanche ou un jour habituel d'inactivité; - le salaire journalier, hebdomadaire ou mensuel garanti dû en cas de suspension du contrat de travail résultant d'un accident ou d'une maladie en vertu de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, ainsi que des lois relatives aux contrats d'engagement maritime et pour le service des bâtiments de navigation intérieure; - le salaire dû à l'ouvrier en exécution de la loi lorsque l'employeur a suspendu totalement l'exécution du contrat de travail ou a instauré un régime de travail à temps réduit sans se conformer aux dispositions légales relatives aux formalités de notification ou aux dispositions limitant la durée de la suspension totale ou du régime de travail à temps réduit; - le salaire correspondant aux jours d'absence auxquels le travailleur en préavis a légalement droit en vue de rechercher un nouvel emploi; - la rémunération des jours de vacances complémentaires aux vacances légales, payés directement par l'employeur ou par un tiers à charge de ce dernier; - la rémunération payée à titre de complément au double pécule de vacances; - la rémunération due pour les jours de petit chômage (événements familiaux, obligations civiques ou missions civiles); - la rémunération des jours de congé politique (loi du 19 juillet 1976); - la rémunération due pour les jours de congé-éducation payé auxquels le travailleur a droit conformément aux dispositions du Chapitre IV, Section 6 de la loi de redressement du 22 janvier 1985 contenant des dispositions sociales; - l'intervention patronale dans le montant des titres-repas lorsque ceux-ci ne sont pas exclus de la notion de rémunération; - certaines indemnités dues en cas de rupture du contrat de travail lorsque l'employeur ne respecte pas ses obligations; - les montants versés aux travailleurs par l'office national de l'emploi ou par un Centre public d'aide sociale dans le cadre de l'activation des allocations de chômage, du revenu d'intégration ou de l'aide sociale financière; - les indemnités versées en vertu de l'application d'une clause de non-concurrence, que cette clause soit conclue avant ou pendant l'exécution du contrat de travail ou à la fin de cette exécution. Si une telle indemnité est négociée après la fin du contrat de travail et est totalement indépendante de ce dernier, elle ne constitue pas de la rémunération; - les indemnités versées à la suite du non respect des procédures prévues par une convention de sécurité d'emploi, qu'il s'agisse d'une convention entre un employeur et son personnel, d'une convention valable pour un groupe d'entreprises ou d'une convention valable pour tout un secteur; - l'indemnité de reclassement accordée à certains travailleurs licenciés dans le cadre d'une restructuration. 19/01/2011 Instructions administratives - La notion de rémunération 5 Cas spécifiques 19/01/2011 Instructions administratives - La notion de rémunération 6 Montants payés à l'occasion de la fin du contrat de travail Il existe une différence fondamentale selon que l'employeur respecte ou ne respecte pas ses obligations légales, contractuelles ou statutaires. L'employeur respecte ses obligations Les avantages que l'employeur octroie au travailleur à l'expiration du contrat de travail lorsqu'il est mis fin normalement au contrat (par exemple, en cas de départ à la pension, lorsque le délai légal de préavis est respecté, etc.), trouvent généralement leur raison d'être dans la relation de travail. Par conséquent, ils répondent également à la notion de rémunération, sauf s'ils en sont exclus pour une des raisons exposées ci-après. L'employeur ne respecte pas ses obligations Les montants octroyés au travailleur lorsque la relation de travail est rompue sans que l'employeur respecte ses obligations légales, contractuelles ou statutaires, ne répondent, en principe, pas à la notion de rémunération. Sont particulièrement visés ici, les montants versés à titre de dédommagement et les indemnités complémentaires aux indemnités de rupture qui sont dues, en vertu de la loi, à certaines catégories de travailleurs protégés (travailleurs en interruption de carrière, femmes enceintes, etc.). Par dérogation à cette règle générale, constituent de la rémunération, les quatre importantes exceptions suivantes: - les indemnités dues par les employeurs pour rupture irrégulière de l'engagement, soit sans préavis ou moyennant un préavis insuffisant (engagement à durée indéterminée), soit avant l'expiration du terme ou l'achèvement du travail (engagement à durée déterminée ou pour un travail nettement défini); - les indemnités payées au travailleur par l'employeur lorsqu'il est mis fin à la relation de travail de commun accord entre l'employeur et le travailleur; - les indemnités prévues par les articles 16 à 18 de la loi du 19 mars 1991 portant un régime de licenciement particulier pour les délégués du personnel aux conseils d'entreprises et aux comités de sécurité, d'hygiène et d'embellissement des lieux de travail ainsi que pour les candidats-délégués du personnel; - les indemnités dues par l'employeur aux membres de la délégation syndicale en vertu de l'article 20 de la convention collective de travail n 5 concernant le statut des délégations syndicales du personnel des entreprises, conclue le 24 mai 1971 au sein du Conseil national du Travail, lorsque soit: - l'employeur licencie un délégué syndical sans respecter la procédure fixée par ladite C.C.T.; - l'employeur a respecté la procédure fixée, mais au terme de celle-ci, le bien-fondé du licenciement n'est pas reconnu par le bureau de conciliation de la commission paritaire ou par le tribunal du travail; - l'employeur a licencié le délégué pour un motif grave dont le bien-fondé n'est pas reconnu par le tribunal du travail; - le contrat de travail a pris fin en raison d'une faute grave de l'employeur, qui constitue pour le délégué syndical un motif de résiliation immédiate du contrat. 19/01/2011 Instructions administratives - La notion de rémunération 7 Pécule de vacances Les notions de pécule simple, pécule simple de sortie des employés, pécule simple de sortie des travailleurs intérimaires et des travailleurs temporaires, double pécule et pécule de vacances complémentaire sont des notions qui ne recouvrent pas le même sens. Nous attirons l attention des employeurs sur le fait que pour les pécules simples de sortie payés avant le 1er janvier 2007, le système en vigueur en 2006 reste d application : les cotisations sont payées sur le montant du pécule simple de vacances sans déduire le pécule simple de sortie. Tout renseignement relatif au pécule de vacances à allouer à un employé peut être obtenu auprès d un des bureaux régionaux de l Inspection sociale du SPF Sécurité sociale, dont vous pouvez consulter la liste sur le site du SPF Sécurité sociale (http://socialsecurity.fgov.be/). Le pécule simple de vacances Le pécule simple de vacances est la partie du pécule de vacances qui correspond à la rémunération normale des journées de vacances légales. Cette partie du pécule de vacances répond à la notion de rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale. En ce qui concerne les travailleurs manuels, les cotisations dues sur le pécule simple de vacances sont calculées d'une manière forfaitaire et indirecte en majorant, par le biais de la déclaration destinée à l'o.n.s.s., la rémunération de ces travailleurs de 8 %. Le cas de l'employé qui n a pas eu la possibilité de prendre ses vacances pour cause de maladie ou d accident sera exposé dans une modification ultérieure de ces instructions (la question ne devrait se poser de manière pratique que pour le quatrième trimestre 2007). Cas particulier d un employé qui a fourni des prestations en qualité d ouvrier au cours de l exercice de vacances Lorsqu'un employé a fourni des prestations en qualité d'ouvrier au cours de l'exercice de vacances, l'employeur peut déduire la partie du chèque de vacances sur laquelle des cotisations de sécurité sociale ont déjà été retenues du montant brut du pécule simple de vacances à déclarer. En effet, le pécule de vacances brut des ouvriers est constitué, d'une part, d'un pourcentage de la somme représentant le salaire réel à 108 % (montant sur lequel les cotisations O.N.S.S. ont déjà été perçues) et, d'autre part, du salaire fictif à 100 % pour les journées assimilées (montant sur lequel les cotisations O.N.S.S. ne sont pas perçues). Le montant qui peut être porté en déduction correspond à 8/108 ème du montant sur lequel les cotisations O.N.S.S. sont calculées pendant l'exercice de vacances, montant mentionné sur le décompte que le travailleur reçoit de l'onva. Si le travailleur n'est pas en possession de ce décompte, l'employeur peut demander une attestation de vacances à l'onva. Lorsque le travailleur preste chez plusieurs employeurs au cours de l'exercice de vacances, chacun de ces employeurs doit diminuer le salaire brut sur lequel il calcule les cotisations au prorata du nombre de jours de vacances pris chez lui, dans la mesure où le travailleur est occupé comme employé. Exemple 19/01/2011 Instructions administratives - La notion de rémunération 8 Un travailleur a presté chez l'employeur A en qualité d'ouvrier pendant tout l'exercice de vacances Son chèque de vacances reprend 240 jours de prestations avec un salaire réel à 108 % de ,00 EUR et 10 jours assimilés avec un salaire fictif à 100 % de 500,00 EUR. Sa rémunération totale en 2000 s'élève à ,00 EUR, le pécule de vacances brut à 2.460,80 EUR (16.000,00 x 15,38 %). Il entre en service chez l'employeur B en qualité d'employé et prend 5 jours de vacances, après quoi il va travailler chez l'employeur C et y prend les 15 jours de vacances qui lui restent. L'employeur B peut déduire du montant du salaire brut sur lequel il doit calculer les cotisations 5/20 ème de 8/108 ème du montant sur lequel l'employeur A, en 2000, a payé les cotisations, autrement dit {(5 x 8 x ,00) / (20 x 108)} ou 287,04 EUR. L'employeur C peut déduire 1 5/20 ème de 8/108 ème du montant si le travailleur est occupé en qualité d'employé, autrement dit {(15 x 8 x ,00) / (20 x 108)} ou 861,11 EUR. Bien entendu, si le travailleur est occupé en qualité d'ouvrier chez C, cet employeur ne peut rien déduire. Le pécule simple de sortie des employés (autres que les travailleurs intérimaires et les travailleurs temporaires - voir ci-dessous) Il s agit du pécule simple calculé sous forme d un pourcentage (7,67 % de la rémunération brute de l année en cours et le cas échéant de l année précédente) qu un employé reçoit: 1. lorsqu il est mis fin à son contrat de travail (licenciement, mise à la retraite), 2. lorsqu il opte pour une interruption de carrière complète, ou un crédit-temps complet, un congé palliatif avec suspension complète des prestations de travail, congé parental complet, interruption de carrière complète pour assistance ou soin à un membre de la famille ou parent gravement malade, 3. lorsqu il est appelé sous les armes, 4. lorsqu il réduit son temps de travail chez le même employeur (temps plein vers temps partiel, crédittemps partiel, etc.). Dans ce cas, le paiement du pécule de vacances intervient en décembre de l'année au cours de laquelle la réduction du temps de travail a eu lieu. Une réduction des prestations de travail résultant de l'application d'une des mesures anti-crise ne donne pas lieu au calcul du pécule de vacances en décembre (réduction groupe-cible réduction temporaire collective du temps de travail et semaine des 4 jours suite à la crise, réduction individuelle et temporaire des prestations de travail pour faire face à la crise et suspension de crise des contrats pour les employés). Ces périodes de suspension du contrat de travail étant assimilées à du travail effectif en matière de vacances annuelles. Le pécule simple de sortie est soumis au calcul des cotisations patronales et personnelles de sécurité sociale au moment de son paiement. Dans la DmfA, aucunes prestations ne sont déclarées. Le pécule simple est repris sous le code rémunération 7. Au moment où l employé qui a perçu un pécule simple de sortie prend ses vacances chez un employeur: L employeur pourra déduire le pécule simple de sortie du montant sur lequel il calcule les cotisations de sécurité sociale (la déduction ne pourra jamais dépasser la rémunération due pour les jours de vacances pris par le travailleur). L employeur mentionne les jours de vacances sous le code prestations 1 et il mentionne le pécule simple de sortie (limité, le cas échéant, à la rémunération due pour les jours de vacances pris par le travailleur) sous le code rémunération 12. Si l employeur doit verser lui-même une partie de la rémunération des jours de vacances, celle-ci est déclarée sous le code rémunération 1. Le total des montants déclarés sous les codes 1 et 12 s élève à la rémunération que l employeur aurait dû payer à son travailleur si ce dernier avait travaillé chez lui pendant toute l année d exercice de vacances. Ces instructions sont illustrées par des exemples qui montrent que simple et double pécules de vacances de sortie doivent être recalculés une seule fois, au moment où l'employé prend ses vacances principales. Cette règle doit toutefois être nuancée dans deux cas. - Un employé quitte l'entreprise après que la totalité du pécule de sortie ait été complétement recalculée mais il lui reste encore quelques jours de vacances. L'employeur devra revoir son calcul au moment de la rupture du contrat de travail en modifiant la déclaration du trimestre au cours duquel les vacances principales ont été prises. 19/01/2011 Instructions administratives - La notion de rémunération 9 - Dans la deuxième situation, l'employé quitte son service auprès de l'employ eur avant d'avoir pris ses vacances principales, il a toutefois déjà pris quelques jours de vacances. Au moment de la sortie de service, l'employeur doit recalculer le pécule de sortie versé par l'employeur précédent en modifiant la déclaration du trimestre au cours duquel les quelques jours de vacances ont été pris. Exemple - la pécule de vacances de sortie payé à un employé Un employé est licencié. Le 28 février 2007 est son dernier jour de travail. Il n'a encore pris aucun jour de vacances en Le travailleur a été occupé de janvier 2006 à février 2007 par l'employeur concerné. Pour les 12 mois de travail prestés en 2006 il a gagné ,00 EUR (prime de fin d'année comprise). Pour les mois de janvier et de février 2007, il a reçu une rémunération de 5.400,00 EUR et une prime de fin d'année équivalente à deux douzièmes, à savoir 450,00 EUR. 1. Montants et code DmfA L'employeur calcule le montant du pécule de vacances de sortie pour les années de vacances 2007 et 2008 au moment de la sortie de service, le 28 février Pour l'année de vacances 2007, le pécule simple de vacances de sortie, basé sur l'exercice de vacances 2006 s'élève à 2.692,17 EUR (7,67 % de ,00 EUR). Le double pécule de vacances de sortie s'élève à 2.692,17 EUR (7,67 % de ,00 EUR) dont 2.386,80 EUR (6,80% de ,00 EUR) sont soumis à la cotisation spéciale à charge du travailleur et 305,37 EUR (0,87 % de ,00 EUR) ne le sont pas. Pour l'année de vacances 2008, le pécule simple de vacances de sortie, basé sur l'exercice de vacances 2007 s'élève à 448,70 EUR (7,67 % de 5.850,00 EUR). Le double pé
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