R E P E R T O I R E D E S S T R U C T U R E S D A C C U E I L, D I N F O R M A T I O N E T D O R I E N T A T I O N E N H A U TE- N O R M A N D I E

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R E P E R T O I R E D E S S T R U C T U R E S D A C C U E I L, D I N F O R M A T I O N E T D O R I E N T A T I O N E N H A U TE- N O R M A N D I E M i s e à j o u r p a r l e s s t r u c t u r e s Guide
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R E P E R T O I R E D E S S T R U C T U R E S D A C C U E I L, D I N F O R M A T I O N E T D O R I E N T A T I O N E N H A U TE- N O R M A N D I E M i s e à j o u r p a r l e s s t r u c t u r e s Guide Utilisateur Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 1 Sommaire Avant-propos... 3 Générer votre mot de passe... 4 Mise à jour d une fiche... 6 Etape 1/3 : Les informations générales sur la structure Onglet «Identification» : Onglet «Adresse postale» Onglet «SPO/Territoire» : Contacts : Réseau Activités structures : Les publics spécifiques accueillis Etape 2/3 : Informations pratiques Etape 3/3 : Antennes / Permanences rattachées à la structure Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 2 Avant-propos Le Répertoire haut-normand des structures d Accueil, d Information et d Orientation, réalisé par le CREFOR, constitue un outil intéressant pour les professionnels de l AIO à condition qu il soit mis à jour régulièrement. Vous êtes identifié(e) comme personne responsable de la mise à jour et allez donc devoir procéder à l actualisation de votre/vos fiche(s). Le guide qui suit vise à vous aider dans cette démarche. Si toutefois des difficultés, non-abordées dans ce guide, venaient se présenter à vous, vous pouvez contacter : Fabrice CURAUDEAU (CREFOR) Céline MOTHELAY (CREFOR) Shirley ROUSSEL (Cité des métiers) A noter que des éléments d explication sont très souvent apportés au moyen de phrases en italique grises directement sur les écrans. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 3 Ge ne rer votre mot de passe Vous êtes le «référent Mise à Jour» identifié pour une ou plusieurs fiches AIO constitutives du répertoire. Vous avez donc reçu un mail vous proposant de cliquer sur un lien pour créer votre mot de passe. En entrant votre login ou votre adresse mail et un cliquant sur «Envoyer nouveau mot de passe par courriel», un second mail vous sera envoyé afin que vous puissiez créer votre propre mot de passe. En cliquant sur le lien, valable qu une seule fois, cette page s affiche. En cliquant sur «Se connecter», puis «Modifier», vous accédez au formulaire pour choisir et enregistrer votre mot de passe. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 4 Ce formulaire sera également l occasion de vérifier/enregistrer vos coordonnées. Pour que la manipulation aboutisse, n oubliez pas d enregistrer. Votre compte est maintenant accessible en vous connectant à : Cliquer sur «Le crefor» en haut de page pour ouvrir l espace d identification La page d accueil de votre compte fera état de la (ou des) structure(s) dont vous avez la charge. En cliquant sur le nom de la structure vous accéder directement à la fiche AIO à mettre à jour. A tout moment vous pouvez revenir à la liste des structures que vous pouvez mettre à jour en cliquant sur «Le Crefor» puis «Mon Compte» Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 5 Mise a jour d une fiche En cliquant sur «Modifier la fiche AIO», vous accédez au formulaire de saisie des informations relatives à votre structure. Le processus se déroule en trois temps. Vous trouvez à tout moment du processus la possibilité de revenir à l étape précédente ou suivante (selon où vous en êtes) grâce aux boutons ci-dessous situés en bas de l écran Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 6 Etape 1/3 : Les informations générales sur la structure Attention : pour enregistrer vous devrez aller à la fin de l étape 3 et cliquer sur «enregistrer». Les informations des trois étapes seront alors prises en compte. Si vous n avez qu une petite modification à apporter, vous pouvez aller rapidement en page 3 et enregistrer. 7 onglets à gauche de l écran vous permette de compléter les diverses rubriques des informations générales ; passez sur chaque onglet afin de vérifier l ensemble des données : Identification, adresse postale, Territoire, Contacts responsable et d information, réseau, activités, publics. 1. Onglet «Identification» : Au-delà du nom de votre structure, cet onglet vous permet de faire part de votre logo, de votre site internet et du type de structure. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 7 2. Onglet «Adresse postale» Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 8 3. Onglet «SPO/Territoire» : Dans un premier temps, il vous est demandé de sélectionner votre territoire SPO. Vous pouvez également décrire précisément le territoire d intervention de votre structure dans la zone commentaire Territoire d intervention. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 9 4. Contacts : Attention! Vous avez deux contacts à indiquer. - Le contact responsable de la structure : (par défaut ce formulaire en accordéon est ouvert) Ce contact ne sera pas visible sur le site. Il sert surtout aux administrateurs du site. - Le contact d information : (Vous devez cliquer sur «informations» pour ouvrir ce formulaire accordéon) destiné à faciliter la mise en relation des professionnels de l AIO avec votre structure. Cela peut être le numéro d un service, d un standard, d un professionnel, etc. Vous pouvez souhaiter que ces deux contacts soient une seule et même personne, si tel est votre choix, il faut renseigner les deux accordéons avec le même nom. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 10 5. Réseau Indiquer ici si vous appartenez à un réseau d information en cochant la case prévue à cet effet, et préciser lequel grâce à la liste déroulante. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 11 6. Activités structures : Il vous est proposé ici de faire part des Missions de votre structure, des services proposé et des ressources matérielles disponibles (documentation, informatique, etc.). Pour la description des missions, une zone de texte classique. Pour la description des services, 3 types de service ont été identifiés : - Informations/Conseils, - Animation, - Accompagnement. Et pour chacun de ces types de service, une liste de 9 thèmes sur lesquels ce service est proposé. 1. Choisir l alternance 2. Evoluer dans mon parcours professionnel (formations professionnelles continues) 3. Faire le point sur ma situation professionnelle 4. Rechercher un emploi 5. Rechercher une aide à l orientation 6. S expatrier 7. S informer sur les formations (formations initiales) 8. S informer sur les métiers 9. Valider ses acquis de l expérience (VAE) Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 12 Cocher à chaque fois les cases qui correspondent à votre activité. Soyez précis afin que le moteur de recherche apporte une réponse pertinente et que chacun gagne en temps et en efficacité dans ses prises de contact pour orienter les personnes vers les bons interlocuteurs. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 13 Pour finir, une zone de texte classique pour la description des ressources que vous mettez à disposition des utilisateurs pour les aider dans leur démarche. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 14 7. Les publics spécifiques accueillis Là aussi, soyez précis. L objectif n est pas ici de déterminer les publics accueillis au sens de la labellisation SPO, mais bien de déterminer dans vos missions premières, quel est votre public de prédilection. Ex. Missions locales : les jeunes, CDIF : les femmes, Pole emploi : les demandeurs d emploi etc. Ceci nous permettra à l interrogation d avoir immédiatement le service spécialisé sur le type de public que l on cherche à diriger correctement. Lorsque vous êtes arrivés à la fin des 7 onglets, cliquez sur «page suivante» et accédez à l étape 2. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 15 Etape 2/3 : Informations pratiques Cette étape vous permet de donner des informations très pratico pratiques sur votre structure : Horaires d ouverture, accès au personne à mobilité réduite, adresse (destiné à géo-localiser votre structure sur les GPS), accès transport en commun etc. Soyez précis sur les accès transport en commun : quelles lignes de bus ou de métro, nom des arrêts. Vous pouvez faire autant de ligne que nécessaire pour décrire vos jours et heures d ouverture. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 16 Etape 3/3 : Antennes / Permanences rattachées à la structure Si votre structure assure une présence dans un autre lieu ou plusieurs autres lieux, il est important de l indiquer. Par défaut l étape trois vous propose un formulaire pour décrire une permanence. Si vous en avez plusieurs, utiliser le bouton «Ajouter une antenne ou permanence» situé en bas d écran pour ouvrir un nouveau formulaire. La description d une permanence est composée de trois éléments. 1. Les informations concernant le lieu : adresse, accès transport, accessibilité handicapé. 2. Les horaires d ouverture. Sur le même principe que pour la structure (autant de ligne que nécessaire) 3. Les informations de géolocalisation afin de situer le lieu sur une carte. Dans cette page seront placées, à la suite les unes des autres, les différentes antennes ou permanences de votre structure. Vous pouvez en ajouter (voir en bas d écran) ou en retirer (sous chaque description d une permanence) autant que nécessaire. Attention! Pour chaque Antenne/Permanence, il est nécessaire de renseigner les informations suivantes : + Premières informations : Nom de la structure, labellisation ou non au SPO, accès à l antenne pour les personnes à mobilité réduite, tél, mail. les rubriques repliées en «accordéons» permettant d ajouter les détails d horaires et d adresse de l antenne. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 17 Pour valider votre saisie, cliquer sur le bouton bleu «Enregistrer» en fin de 3 ème étape. Les informations une fois enregistrées passent au statut publiées et sont disponibles en temps réels. Attention! Si vous cliquez par erreur sur le bouton rouge «supprimer», cela signifie que vous supprimez la fiche de la structure et toutes ces antennes. Un message de confirmation s affiche, vous pouvez annuler ou confirmer la suppression. Comme le message d avertissement l indique, si vous confirmer ici, la suppression est définitive. Guide utilisateur du répertoire des AIO en Haute-Normandie (màj 27/01/2014) Page 18
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